Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, vị trí Kế toán trưởng đóng vai trò then chốt, không chỉ quản lý dòng tiền mà còn chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các báo cáo tài chính. Đối với loại hình Doanh nghiệp tư nhân (DNTN), việc thay đổi nhân sự này cần được thực hiện đúng trình tự để đảm bảo tính liên tục trong công tác kế toán và tuân thủ các quy định về đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Tại thời điểm tháng 02 năm 2019, các doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục thay đổi Kế toán trưởng cần đối chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Luật Kế toán 2015;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Tại sao phải thông báo thay đổi Kế toán trưởng?

Theo cơ chế liên thông giữa cơ quan Đăng ký kinh doanh và cơ quan Thuế, các thông tin về người phụ trách kế toán hoặc Kế toán trưởng là một phần của thông tin đăng ký thuế. Khi có sự thay đổi, doanh nghiệp có nghĩa vụ cập nhật thông tin này để cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt. Việc chậm trễ hoặc không thông báo có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế và đăng ký kinh doanh.

"Đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán."
— Trích Điều 52 Luật Kế toán 2015

Thành phần hồ sơ thông báo thay đổi năm 2019

Để thực hiện thủ tục này, chủ doanh nghiệp tư nhân cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng mẫu quy định tại Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Trong đó, doanh nghiệp tích chọn mục thay đổi thông tin đăng ký thuế và điền thông tin Kế toán trưởng mới.
2. Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân: Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của Kế toán trưởng mới.
3. Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp chủ doanh nghiệp không trực tiếp đi nộp hồ sơ.
4. Giấy tờ chứng thực của người được ủy quyền: Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người thực hiện thủ tục.

Trình tự thực hiện thủ tục

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ sau:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Nộp trực tuyến: Qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Đây là phương thức được khuyến khích nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho người nộp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (ghi nhận thông tin thuế mới). Khi đi nhận kết quả, người thực hiện cần mang theo Giấy biên nhận và giấy tờ tùy thân.

Những lưu ý quan trọng cho Doanh nghiệp tư nhân

Về thời hạn thông báo: Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Việc quá hạn sẽ bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Về tiêu chuẩn Kế toán trưởng: Người được bổ nhiệm làm Kế toán trưởng trong DNTN phải đáp ứng các tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp quy định tại Luật Kế toán 2015. Đặc biệt, không thuộc các trường hợp không được làm kế toán theo quy định của pháp luật.

Việc nắm vững quy trình và chuẩn bị hồ sơ chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp tư nhân vận hành trơn tru, tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình hoạt động kinh doanh tại thời điểm năm 2019.