Giấy khai sinh không chỉ là một tờ giấy thông hành đầu đời mà còn là chứng cứ hộ tịch gốc, quan trọng nhất của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, trong quá trình đăng ký, không hiếm trường hợp xảy ra sai sót về họ tên, ngày sinh hoặc thông tin cha mẹ. Vậy khi phát hiện sai sót, người dân phải sửa giấy khai sinh gốc ở đâu và cần đáp ứng những điều kiện khắt khe nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tính đến tháng 10/2023.

Cán bộ tư pháp hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch (ảnh minh họa)

1. Thẩm quyền giải quyết: Sửa giấy khai sinh gốc ở đâu?

Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tránh mất thời gian đi lại. Theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014, thẩm quyền được phân cấp như sau:

1.1. Đối với công dân Việt Nam cư trú trong nước

Căn cứ Điều 27 Luật Hộ tịch 2014, Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi.

Đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên, thẩm quyền thuộc về UBND cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân (theo Điều 46 Luật Hộ tịch 2014).

1.2. Đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài

Nếu việc đăng ký khai sinh trước đây được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam nhưng có yếu tố nước ngoài (ví dụ: cha hoặc mẹ là người nước ngoài), thì thẩm quyền sửa đổi thuộc về UBND cấp huyện theo quy định tại Điều 47 Luật Hộ tịch 2014.

2. Điều kiện để được cải chính thông tin trên giấy khai sinh

Không phải mọi yêu cầu thay đổi thông tin đều được chấp nhận. Pháp luật quy định rất rõ về khái niệm "Cải chính hộ tịch".

"Cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch." (Khoản 12 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014)

Cụ thể hơn, tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP nhấn mạnh:

• Việc cải chính chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc lỗi của người yêu cầu đăng ký.
• Nếu thông tin hoàn toàn chính xác tại thời điểm đăng ký nhưng nay người dân muốn thay đổi theo ý thích (ví dụ: đổi tên cho đẹp, đổi ngày sinh cho hợp phong thủy) thì không được phép cải chính.

Giấy khai sinh là văn bản pháp lý quan trọng nhất chứng minh nhân thân của cá nhân (ảnh minh họa)

3. Quy trình và hồ sơ thực hiện thủ tục năm 2023

Để việc sửa giấy khai sinh diễn ra thuận lợi, người dân cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

3.1. Thành phần hồ sơ

1. Tờ khai: Theo mẫu quy định về cải chính hộ tịch.
2. Giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
3. Bản chính Giấy khai sinh: Đây là tài liệu bắt buộc phải nộp để cơ quan chức năng thực hiện việc ghi chú thay đổi.
4. Chứng cứ chứng minh sai sót: Các giấy tờ liên quan như học bạ, bằng cấp, sổ hộ khẩu cũ hoặc các giấy tờ của cha mẹ để chứng minh thông tin hiện tại trên giấy khai sinh là sai.

3.2. Trình tự thực hiện

Theo Điều 28 Luật Hộ tịch 2014, quy trình gồm các bước:

• Bước 1: Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa của UBND có thẩm quyền.
• Bước 2: Công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh. Nếu thấy yêu cầu có cơ sở, công chức sẽ báo cáo Chủ tịch UBND ký trích lục cải chính.
• Bước 3: Ghi nội dung cải chính vào mặt sau của bản chính Giấy khai sinh và ghi vào Sổ hộ tịch.

3.3. Thời gian và lệ phí

Thời hạn giải quyết thông thường là 03 ngày làm việc. Trường hợp phức tạp cần xác minh thêm thì không quá 06 ngày làm việc.

Về lệ phí, mức thu do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định. Thông thường, người thuộc diện hộ nghèo, người khuyết tật hoặc người có công với cách mạng sẽ được miễn lệ phí này.

Việc sửa đổi giấy khai sinh gốc là một thủ tục hành chính nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu dân cư. Người dân nên kiểm tra kỹ thông tin ngay khi nhận kết quả đăng ký để tránh những rắc rối pháp lý về sau.