Việc nắm vững quy trình nhận BHXH một lần không chỉ giúp người lao động tiết kiệm tối đa thời gian, công sức đi lại mà còn là lá chắn bảo vệ quyền lợi an sinh chính đáng của bản thân. Kể từ ngày 29/7/2025, khi Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025 chính thức có hiệu lực, toàn bộ quy trình chi trả bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần đã được cải cách mạnh mẽ theo hướng số hóa, tăng cường tính minh bạch và siết chặt công tác hậu kiểm nhằm tránh trục lợi quỹ.

Quy trình 4 bước chi trả BHXH một lần từ ngày 29/7/2025

Căn cứ theo quy định chi tiết tại Điều 16 Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025, quy trình xử lý hồ sơ và chi trả tiền trợ cấp một lần cho người lao động được vận hành đồng bộ qua 4 bước nghiêm ngặt sau:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và chuyển giao dữ liệu điện tử

Phòng hoặc Bộ phận Kế hoạch - Tài chính (KHTC) của cơ quan BHXH có nhiệm vụ tiếp nhận dữ liệu điện tử trực tiếp trên phần mềm kế toán tập trung. Các dữ liệu này bao gồm Danh sách hưởng trợ cấp BHXH một lần (Mẫu số C97-HSB), Danh sách thu hồi (Mẫu số 27A-HSB, 27B-HSB) đã được Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH ký số và chuyển sang thông qua phần mềm nghiệp vụ TCS. Đối với các trường hợp đặc biệt như thân nhân nhận thay chế độ của người hưởng đã từ trần, bộ phận này cũng tiếp nhận Tờ khai theo Mẫu số 09-HSB từ Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính.

Bước 2: Phân bổ và chuyển kinh phí chi trả

Để đảm bảo dòng tiền chi trả luôn thông suốt, BHXH cấp tỉnh có trách nhiệm chủ động chuyển kinh phí kịp thời cho BHXH cấp cơ sở (cấp huyện). Sau đó, BHXH cơ sở sẽ trực tiếp thực hiện việc chi trả cho người lao động theo đúng phân cấp quản lý hành chính, hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ do nghẽn dòng vốn.

Người lao động có thể dễ dàng nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình giải quyết BHXH một lần trực tuyến (Ảnh minh họa)

Bước 3: Tổ chức chi trả linh hoạt theo nhu cầu

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân, cơ quan BHXH triển khai song song hai phương thức chi trả linh hoạt:

• Chi trả qua tài khoản cá nhân (Khuyến khích): Đây là phương thức được ưu tiên hàng đầu nhờ tính an toàn và nhanh chóng. Cơ quan BHXH cam kết thực hiện lệnh chuyển tiền ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được danh sách phê duyệt. Đặc biệt, ngay sau khi tiền được chuyển thành công vào tài khoản ngân hàng của người hưởng, hệ thống ứng dụng VssID sẽ tự động gửi thông báo xác nhận trực tiếp đến điện thoại của người lao động.
• Chi trả bằng tiền mặt trực tiếp: Trường hợp người lao động muốn nhận tiền mặt tại cơ quan BHXH, cán bộ chi trả sẽ yêu cầu xuất trình Căn cước công dân (CCCD) để đối chiếu, xác thực nhân thân bằng công nghệ quét mã. Đồng thời, cán bộ sẽ tiến hành đối chiếu chữ ký trực tiếp của người hưởng trên Văn bản đề nghị hưởng BHXH một lần (Mẫu số 14-HSB) với chữ ký trên danh sách chi trả (Mẫu số C97-HSB) để đảm bảo tính đồng nhất. Nếu ủy quyền cho người khác nhận thay, người nhận thay phải xuất trình Giấy ủy quyền hợp pháp (Mẫu số 13-HSB) và CCCD cá nhân để cán bộ đối chiếu, sao chụp lưu hồ sơ.

Bước 4: Lập báo cáo quyết toán và quản lý dữ liệu hệ thống

Vào ngày làm việc cuối cùng của mỗi tháng, Phòng KHTC và Bộ phận KHTC cấp cơ sở sẽ tiến hành đối chiếu số liệu, lập Danh sách chi trả (Mẫu số 7b-CBH) và báo cáo tổng hợp chi trả theo Mẫu số 4-CBH. Toàn bộ dữ liệu số phải chi sẽ được cập nhật đồng bộ lên phần mềm nghiệp vụ chậm nhất vào ngày 01 của tháng sau, phục vụ công tác giám sát quỹ thời gian thực.

Mức hưởng BHXH một lần được tính toán thế nào?

Bên cạnh quy trình thủ tục, cách tính toán số tiền nhận được luôn là mối quan tâm lớn nhất của người lao động. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cụ thể là tại Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mức hưởng BHXH một lần được tính toán dựa trên số năm thực tế đã đóng và căn cứ đóng BHXH hằng tháng.

Căn cứ theo quy định tại khoan 3 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mức hưởng cho mỗi năm đóng BHXH được xác định cụ thể như sau:

"3. Mức hưởng bảo hiểm xã hội một lần được tính theo số năm đã đóng và căn cứ đóng bảo hiểm xã hội nhưng không bao gồm số tiền ngân sách nhà nước hỗ trợ đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện, cứ mỗi năm được tính như sau:
a) Bằng 1,5 tháng mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội đối với năm đóng trước năm 2014...
b) Bằng 02 tháng mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội đối với năm đóng từ năm 2014 trở đi;
c) Trường hợp thời gian đóng bảo hiểm xã hội chưa đủ một năm thì mức hưởng bằng số tiền đã đóng nhưng không quá 02 tháng mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội."

Ví dụ thực tế minh họa:

Bà Nguyễn Thị B có tổng thời gian tham gia BHXH bắt buộc là 8 năm (từ tháng 01/2016 đến hết tháng 12/2023) với mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH sau khi đã nhân hệ số trượt giá là 8.000.000 đồng. Do toàn bộ thời gian đóng BHXH của bà B đều từ năm 2014 trở đi, áp dụng quy định tại điểm b khoản 3 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mức hưởng BHXH một lần của bà B sẽ được tính như sau:

Mức hưởng = 8 năm x 2 tháng x 8.000.000 đồng = 128.000.000 đồng.

Trong trường hợp người lao động có thời gian đóng BHXH vắt ngang qua mốc năm 2014 và có tháng lẻ ở giai đoạn trước năm 2014, theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, những tháng lẻ này sẽ được tự động chuyển sang giai đoạn từ năm 2014 trở đi để tính gộp, giúp tối ưu hóa quyền lợi tài chính cho người lao động.

Những lưu ý pháp lý sống còn khi làm thủ tục nhận BHXH một lần

Để quá trình nộp hồ sơ và nhận tiền diễn ra suôn sẻ, tránh bị trả lại hồ sơ hoặc kéo dài thời gian giải quyết, người lao động cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Xác thực thông tin cá nhân: Luôn mang theo CCCD bản gốc còn hiệu lực để cơ quan BHXH đối chiếu trực tiếp hoặc thực hiện xác thực sinh trắc học qua ứng dụng định danh điện tử VNeID.
• Quy định nghiêm ngặt về ủy quyền: Nếu không thể trực tiếp đến cơ quan BHXH, người lao động phải lập Giấy ủy quyền theo đúng Mẫu số 13-HSB hoặc hợp đồng ủy quyền có công chứng, chứng thực. Người nhận thay bắt buộc phải mang theo CCCD cá nhân và giấy ủy quyền bản gốc để cán bộ đối chiếu chữ ký của người ủy quyền trên hồ sơ đề nghị hưởng.
• Thời điểm tính hưởng trợ cấp: Theo quy định tại khoan 5 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, thời điểm tính hưởng BHXH một lần được xác định chính xác là thời điểm cơ quan BHXH ban hành quyết định hưởng bằng văn bản, chứ không phải thời điểm người lao động nộp hồ sơ đề nghị.

Việc triển khai quy trình chi trả mới theo Quyết định 2222/QĐ-BHXH từ ngày 29/7/2025 là bước tiến lớn trong công cuộc cải cách hành chính của ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Sự kết hợp giữa công nghệ số và quy trình kiểm soát chặt chẽ không chỉ giúp người lao động nhận tiền nhanh chóng, an toàn mà còn bảo đảm tính bền vững, minh bạch của quỹ an sinh xã hội quốc gia.