Việc trích nộp tiền bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc đảm bảo quyền lợi an sinh cho người lao động. Đối với loại hình Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, quy trình này đòi hỏi sự chính xác về thời gian và tỷ lệ trích nộp theo các văn bản hướng dẫn mới nhất tính đến cuối năm 2018.

1. Quy trình trích nộp Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hàng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc.

Đồng thời, doanh nghiệp phải trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước. Cụ thể về phương thức đóng đối với một số trường hợp đặc thù:

• Lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp: Đối với các Công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoạt động trong các lĩnh vực này và trả lương theo sản phẩm hoặc theo khoán, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức đóng hàng tháng hoặc 03 tháng, 06 tháng một lần.
• Địa điểm đăng ký: Doanh nghiệp đặt trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của cơ quan BHXH tỉnh.
• Đối với chi nhánh: Theo Quyết định 888/QĐ-BHXH sửa đổi bổ sung Quyết định 595, chi nhánh của doanh nghiệp có thể đóng tại cơ quan bảo hiểm nơi chi nhánh hoạt động hoặc đóng tập trung tại Công ty mẹ.

"Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, người sử dụng lao động trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước."

2. Trích nộp Bảo hiểm y tế (BHYT)

Việc trích nộp BHYT được thực hiện song song với BHXH. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi 2014 và hướng dẫn tại Điều 19 Quyết định 595/QĐ-BHXH:

Hàng tháng, doanh nghiệp có trách nhiệm đóng BHYT cho người lao động và trích tiền đóng BHYT từ tiền lương của người lao động để nộp cùng một lúc vào quỹ BHYT. Đối với các doanh nghiệp nông nghiệp không trả lương theo tháng, thời hạn đóng cũng được linh hoạt theo định kỳ 03 hoặc 06 tháng tương tự như BHXH.

3. Trích nộp Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Căn cứ Luật Việc làm 2013, việc tham gia BHTN là bắt buộc đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 03 tháng trở lên. Quy trình thực hiện tại Công ty TNHH 2 thành viên như sau:

• Thời hạn lập hồ sơ: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực, doanh nghiệp phải hoàn tất hồ sơ tham gia BHTN cho người lao động.
• Mức trần đóng: Trường hợp mức lương tháng của người lao động cao hơn 20 tháng lương tối thiểu vùng, thì mức tiền lương tháng đóng BHTN tối đa bằng 20 tháng lương tối thiểu vùng.
• Phương thức nộp: Tương tự các loại bảo hiểm khác, tiền BHTN được trích nộp hàng tháng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng.

4. Các lưu ý quan trọng về xử phạt và chậm đóng

Tính đến thời điểm cuối năm 2018, các quy định về xử lý vi phạm trong lĩnh vực bảo hiểm rất nghiêm ngặt nhằm hạn chế tình trạng nợ đọng:

• Lãi chậm đóng: Doanh nghiệp chậm đóng từ 30 ngày trở lên sẽ phải nộp số tiền lãi tính trên số tiền chưa đóng theo mức lãi suất quy định của cơ quan BHXH.
• Truy thu và thanh tra: Các trường hợp trốn đóng, đóng không đủ số người hoặc chiếm dụng tiền bảo hiểm sẽ bị truy thu và xử phạt hành chính. Cơ quan BHXH có thẩm quyền thanh tra chuyên ngành về đóng BHXH, BHYT, BHTN định kỳ hàng năm.
• Trách nhiệm của cán bộ chuyên quản: Hàng năm, cơ quan bảo hiểm sẽ tổ chức kiểm tra hồ sơ tại ít nhất 50% số đơn vị trên địa bàn để kịp thời phát hiện các sai phạm như khai man, giả mạo hồ sơ hoặc thu tiền của người lao động nhưng không nộp.

Tóm lại, việc nắm vững quy trình trích nộp bảo hiểm theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và các văn bản hướng dẫn là điều kiện tiên quyết để Công ty TNHH 2 thành viên trở lên vận hành đúng pháp luật và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho đội ngũ nhân sự của mình.