Việc đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt bảo vệ quyền lợi của người lao động. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn lúng túng về hồ sơ, thủ tục và thời hạn thực hiện, dẫn đến những rủi ro pháp lý đáng tiếc. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình chuẩn xác nhất theo quy định hiện hành.

Ai là đối tượng bắt buộc phải đóng Bảo hiểm xã hội?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Điều này đồng nghĩa với việc ngay khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện các thủ tục đăng ký cho nhân sự mới.

"Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm: Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng... Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng..."

"Tất tần tật" hồ sơ đăng ký BHXH cho nhân viên mới năm 2026

Căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH, bộ hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm các thành phần sau:

Đối với người lao động:

• Tờ khai TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
• Giấy tờ chứng minh: Trong trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (như người có công, hộ nghèo...).

Đối với người sử dụng lao động:

• Tờ khai TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
• Mẫu D02-LT: Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
• Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin minh chứng.

Quy trình 4 bước đăng ký BHXH nhanh chóng, đúng luật

Để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình sau:

Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ. Doanh nghiệp hướng dẫn nhân viên kê khai mẫu TK1-TS và tổng hợp cùng các biểu mẫu của đơn vị.

Bước 2: Nộp hồ sơ. Hiện nay, cơ quan BHXH khuyến khích nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công hoặc tổ chức I-VAN. Ngoài ra, doanh nghiệp vẫn có thể nộp qua bưu điện hoặc trực tiếp tại bộ phận Một cửa.

Bước 3: Đóng tiền bảo hiểm. Doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản số tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng định mức quy định.

Bước 4: Nhận kết quả. Trong vòng tối đa 05 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.

Chậm trễ làm thủ tục: Cái giá đắt từ mức phạt hành chính

Thời hạn để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục là 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động. Nếu quá thời hạn này mà vẫn chưa đăng ký, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với mức phạt rất nặng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Đối với cá nhân: Phạt từ 02 - 04 triệu đồng/người lao động bị vi phạm (tối đa 75 triệu đồng).
• Đối với tổ chức: Phạt từ 04 - 08 triệu đồng/người lao động bị vi phạm (tối đa 150 triệu đồng).

Việc tuân thủ đúng quy định về bảo hiểm xã hội không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn xây dựng uy tín, niềm tin đối với đội ngũ nhân sự, góp phần vào sự phát triển bền vững của đơn vị.