Trong môi trường quản trị doanh nghiệp hiện đại, việc hoàn tất các thủ tục pháp lý khi người lao động nghỉ việc không chỉ là trách nhiệm mà còn là thước đo uy tín của đơn vị sử dụng lao động. Một trong những thủ tục gây nhiều lúng túng nhất chính là việc chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Đối với các mô hình Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, quy trình này cần được thực hiện chuẩn xác để tránh những tranh chấp lao động không đáng có.

Khi nào doanh nghiệp phải thực hiện chốt sổ BHXH?

Sổ bảo hiểm xã hội được ví như "cuốn nhật ký" ghi lại toàn bộ quá trình đóng và hưởng các chế độ của người lao động. Việc chốt sổ thực chất là xác nhận quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) tại một đơn vị khi người tham gia dừng đóng tại đó.

Thông thường, thủ tục này phát sinh trong hai trường hợp phổ biến:

• Người lao động chấm dứt hợp đồng: Nghỉ việc, thôi việc hoặc nghỉ hưu theo quy định.
• Thay đổi địa điểm kinh doanh: Khi doanh nghiệp chuyển sang địa bàn khác dẫn đến thay đổi cơ quan BHXH quản lý trực tiếp.

Trách nhiệm pháp lý: Ai phải 'cầm trịch' việc chốt sổ?

Nhiều người lao động lầm tưởng rằng mình phải tự đi chốt sổ, nhưng thực tế pháp luật quy định đây là nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 nêu rõ:

Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động.

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng nhấn mạnh trách nhiệm phối hợp của doanh nghiệp với cơ quan BHXH để trả sổ cho người lao động đúng hạn.

Quy trình 2 bước chốt sổ BHXH 'chuẩn chỉnh' cho Công ty TNHH 2 TV trở lên

Dựa trên hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, bộ phận nhân sự của công ty cần thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Báo giảm lao động

Trước khi chốt sổ, doanh nghiệp phải báo giảm lao động tham gia BHXH. Hồ sơ theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH bao gồm:

• Tờ khai TK1-TS và TK3-TS.
• Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS).
• Thẻ BHYT còn thời hạn (để trả lại hoặc báo giảm giá trị sử dụng).

Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ

Sau khi báo giảm thành công, doanh nghiệp nộp hồ sơ chốt sổ gồm sổ BHXH, các tờ rời và quyết định chấm dứt hợp đồng lao động tới cơ quan BHXH quản lý trực tiếp. Thời hạn giải quyết thường không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Chậm chốt sổ BHXH: Doanh nghiệp có thể bị phạt đến 20 triệu đồng?

Pháp luật hiện hành quy định rất nghiêm khắc đối với hành vi chậm trễ hoặc cố tình không chốt sổ cho nhân viên. Theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền có thể dao động từ 1.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy vào số lượng người lao động bị vi phạm.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp nợ tiền đóng BHXH, cơ quan bảo hiểm sẽ chỉ xác nhận sổ đến thời điểm đã đóng đủ. Do đó, để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, Công ty TNHH 2 TV trở lên cần ưu tiên hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi thực hiện thủ tục chốt sổ.

Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các án phạt hành chính mà còn xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về hồ sơ, quý doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với cơ quan BHXH địa phương để được hướng dẫn kịp thời.