Trong thực tế quản trị nhân sự, không ít trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng lao động khi vẫn đang nợ công ty các khoản như tiền vay, tạm ứng lương, hoặc chưa hoàn ứng công tác phí. Việc đòi lại các khoản tiền này sau khi nhân viên đã nghỉ việc thường gặp nhiều khó khăn nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy trình pháp lý.

Nhân viên nghỉ việc khi vẫn còn các khoản nợ chưa thanh toán với công ty (ảnh minh họa)

Trách nhiệm thanh toán khi chấm dứt hợp đồng lao động

Theo quy định tại Điều 47 Bộ luật Lao động 2012, trách nhiệm của hai bên khi chấm dứt hợp đồng lao động được quy định rất rõ ràng:

“Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.”

Như vậy, pháp luật dành cho cả doanh nghiệp và người lao động một khoảng thời gian tối đa là 30 ngày để "tất toán" mọi nghĩa vụ tài chính. Đối với doanh nghiệp, đó là tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp thôi việc (nếu có). Đối với người lao động, đó là các khoản nợ tạm ứng, tiền bồi thường vi phạm thời hạn báo trước hoặc chi phí đào tạo (nếu có thỏa thuận).

Cơ chế đối trừ thu nhập và những giới hạn cần lưu ý

Nhiều doanh nghiệp thường chọn cách trừ trực tiếp khoản nợ vào kỳ lương cuối cùng của nhân viên. Tuy nhiên, việc này cần phải tuân thủ quy định về khấu trừ tiền lương. Mặc dù Bộ luật Lao động 2012 cho phép khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại dụng cụ, thiết bị, nhưng với các khoản nợ dân sự (vay mượn riêng), doanh nghiệp nên có sự thỏa thuận bằng văn bản với người lao động để tránh các tranh chấp lao động không đáng có.

Đặc biệt, doanh nghiệp tuyệt đối không được sử dụng biện pháp "siết" sổ bảo hiểm xã hội hoặc các giấy tờ tùy thân của người lao động để ép buộc trả nợ. Đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng, bởi theo khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng các giấy tờ khác đã giữ của người lao động ngay khi chấm dứt hợp đồng.

Doanh nghiệp có quyền khởi kiện dân sự để đòi lại các khoản nợ hợp pháp (ảnh minh họa)

Khởi kiện dân sự: Giải pháp cuối cùng để đòi nợ

Trong trường hợp đã hết thời hạn 30 ngày mà người lao động vẫn cố tình không hoàn trả các khoản nợ, doanh nghiệp có quyền khởi kiện ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền. Lúc này, quan hệ giữa hai bên không còn thuần túy là quan hệ lao động mà chuyển sang quan hệ dân sự về nghĩa vụ trả nợ.

Căn cứ vào Điều 466 Bộ luật Dân sự 2015 về nghĩa vụ trả nợ của bên vay:

“Bên vay tài sản là tiền thì phải trả đủ tiền khi đến hạn; nếu tài sản là vật thì phải trả vật cùng loại đúng số lượng, chất lượng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.”

Để việc khởi kiện đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng cứ như: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Hợp đồng vay mượn hoặc các biên bản xác nhận công nợ có chữ ký của người lao động. Việc nắm giữ các chứng từ này là điều kiện tiên quyết để bảo vệ quyền lợi tại Tòa án theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Để hạn chế rủi ro, ngay trong quy trình thôi việc, bộ phận nhân sự và kế toán cần phối hợp chặt chẽ để đối soát công nợ trước khi ký biên bản bàn giao cuối cùng. Một biên bản xác nhận nợ và cam kết thời hạn hoàn trả có chữ ký của nhân viên sẽ là công cụ pháp lý hữu hiệu nhất nếu phát sinh tranh chấp sau này.