Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng trả lại hàng hóa do không đúng quy cách hoặc kém chất lượng là tình huống không hiếm gặp. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc xử lý hóa đơn sao cho đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý về thuế.

Quy định bắt buộc khi lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa

Theo hướng dẫn từ cơ quan Thuế, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn giao cho người mua với đầy đủ nội dung theo quy định. Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế đã ban hành.

Căn cứ vào quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hàng hóa đã xuất hóa đơn và người mua đã nhận hàng nhưng sau đó phát hiện lỗi và trả lại một phần hoặc toàn bộ, các bên cần thực hiện như sau:

• Thỏa thuận bằng văn bản: Người bán và người mua phải có thỏa thuận ghi rõ việc trả lại hàng.
• Lập hóa đơn mới: Người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó.

"Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ...)"

Xử lý thuế suất 8% đối với hàng trả lại sau thời gian giảm thuế

Một vấn đề gây nhiều tranh cãi thời gian qua là việc xử lý thuế suất đối với hàng hóa mua trong giai đoạn được giảm thuế GTGT theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP nhưng lại trả lại sau khi chính sách này hết hiệu lực.

Cụ thể, nếu hàng hóa được mua trước ngày 01/01/2023 (áp dụng thuế suất 8%) nhưng đến sau ngày 31/12/2022 người mua mới trả lại do lỗi chất lượng, thì người bán vẫn phải lập hóa đơn hoàn trả với thuế suất 8%. Điều này đảm bảo tính thống nhất và phản ánh đúng bản chất giao dịch ban đầu.

Lưu ý về chiết khấu thương mại trên hóa đơn

Bên cạnh việc trả hàng, việc lập hóa đơn cho các khoản chiết khấu thương mại cũng cần được thực hiện cẩn trọng. Tùy vào thời điểm lập hóa đơn chiết khấu mà thuế suất áp dụng sẽ khác nhau:

• Chiết khấu lập vào lần mua cuối cùng: Nếu lập sau ngày 31/12/2022, số tiền chiết khấu được điều chỉnh vào giá tính thuế, thuế suất thực hiện theo quy định hiện hành tại thời điểm lập hóa đơn.
• Chiết khấu lập khi kết thúc chương trình: Nếu chương trình kết thúc sau ngày 31/12/2022, người bán lập hóa đơn điều chỉnh và áp dụng thuế suất 8% (tương ứng với thời điểm bán hàng trong năm 2022).

Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn là lá chắn vững chắc trước các đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.