Khi chấm dứt hợp đồng lao động, một trong những vấn đề quan trọng nhất mà người lao động quan tâm chính là việc chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) để đảm bảo quyền lợi về sau. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp chậm trễ hoặc cố tình không thực hiện thủ tục này, khiến người lao động rơi vào thế khó. Vậy theo quy định pháp luật hiện hành (năm 2020), người lao động có được tự mình đi chốt sổ bảo hiểm hay không?

1. Người lao động có được tự chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Dựa trên các quy định pháp lý tại thời điểm năm 2020, câu trả lời là KHÔNG. Người lao động không thể tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH tại cơ quan bảo hiểm. Trách nhiệm này hoàn toàn thuộc về người sử dụng lao động.

Cụ thể, tại khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012 đã quy định rõ:

"3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động."

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng nhấn mạnh nghĩa vụ của doanh nghiệp:

"5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật."

Như vậy, về mặt nguyên tắc, cơ quan BHXH chỉ làm việc với đơn vị sử dụng lao động trong việc xác nhận (chốt) quá trình đóng bảo hiểm. Người lao động chỉ có thể tự thực hiện trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp đã giải thể, phá sản hoặc chủ sở hữu bỏ trốn.

2. Quy trình và thủ tục chốt sổ BHXH của doanh nghiệp năm 2020

Căn cứ theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thủ tục chốt sổ được thực hiện qua 02 giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Báo giảm lao động

Trước khi chốt sổ, doanh nghiệp phải làm thủ tục báo giảm lao động để dừng đóng các loại bảo hiểm. Hồ sơ bao gồm:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (để trả lại cho cơ quan bảo hiểm).

Giai đoạn 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Sau khi đã báo giảm thành công, doanh nghiệp nộp hồ sơ chốt sổ gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ và các tờ rời (mẫu mới).
• Công văn đề nghị chốt sổ của đơn vị.

3. Thời hạn hoàn thành và mức phạt nếu doanh nghiệp chậm chốt sổ

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục chốt sổ. Trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Nếu doanh nghiệp cố tình chậm trễ, theo Nghị định 28/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ 15/04/2020), người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy vào số lượng người lao động bị vi phạm.

4. Giải pháp khi công ty cũ phá sản hoặc nợ tiền bảo hiểm

Đây là tình huống ngặt nghèo mà nhiều người lao động gặp phải. Theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH:

• Trường hợp đơn vị nợ tiền: Cơ quan BHXH sẽ xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đơn vị đã đóng đủ tiền. Sau khi thu hồi được nợ, cơ quan BHXH sẽ xác nhận bổ sung quá trình đóng còn lại.
• Trường hợp công ty phá sản: Người lao động có thể trực tiếp liên hệ với cơ quan BHXH nơi quản lý sổ để đề nghị xác nhận thời gian đóng bảo hiểm đến thời điểm doanh nghiệp dừng hoạt động. Đây là trường hợp ngoại lệ duy nhất mà người lao động có thể chủ động thực hiện một phần thủ tục xác nhận quá trình đóng.

Lời khuyên pháp lý: Để tránh rủi ro, người lao động nên thường xuyên kiểm tra quá trình đóng bảo hiểm của mình qua ứng dụng VssID hoặc cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam. Khi nghỉ việc, hãy yêu cầu biên bản bàn giao sổ bảo hiểm và cam kết thời gian chốt sổ cụ thể từ phía doanh nghiệp.