Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam đầu năm 2021, việc đăng ký kinh doanh trực tuyến đã trở thành lựa chọn ưu tiên của cộng đồng khởi nghiệp. Tuy nhiên, không ít cá nhân, tổ chức vẫn gặp khó khăn khi hồ sơ bị từ chối do không đáp ứng đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý mới. Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có 3 yêu cầu cốt lõi mà người nộp hồ sơ bắt buộc phải tuân thủ để được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận.

1. Tính toàn vẹn và định dạng của văn bản điện tử

Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất liên quan đến hình thức của hồ sơ. Theo khoản 1 Điều 43, hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy, nhưng phải được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử chính xác.

Cụ thể, tại điểm a khoản 3 Điều 43 quy định:

"Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy."

Điều này có nghĩa là nếu hồ sơ giấy có "Điều lệ công ty" thì file điện tử cũng phải được đặt tên là "Dieu le cong ty". Các định dạng được chấp nhận bao gồm .doc, .docx hoặc .pdf. Người ký hồ sơ có thể sử dụng chữ ký số trực tiếp trên file hoặc ký trên giấy rồi quét (scan) lại, nhưng phải đảm bảo tính toàn vẹn và rõ nét.

2. Sự thống nhất tuyệt đối giữa dữ liệu kê khai và hồ sơ đính kèm

Một lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị treo là sự sai lệch thông tin giữa các trường dữ liệu nhập trên hệ thống và nội dung trong các file đính kèm. điểm b khoản 3 Điều 43 nhấn mạnh tính chính xác của thông tin liên lạc.

Doanh nghiệp cần lưu ý kê khai đầy đủ số điện thoại và thư điện tử (email). Đây không chỉ là yêu cầu thủ tục mà còn là kênh thông tin duy nhất để Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo chấp thuận hoặc yêu cầu sửa đổi. Nếu thông tin này sai lệch, doanh nghiệp sẽ không nhận được phản hồi kịp thời, dẫn đến việc hồ sơ có thể bị hủy sau 60 ngày theo quy định tại khoản 4 Điều 43.

3. Xác thực hồ sơ bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh

Đây là bước cuối cùng để khẳng định tính pháp lý của người nộp hồ sơ. Theo điểm c khoản 3 Điều 43, hồ sơ phải được xác thực bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền.

Trong trường hợp ủy quyền, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đính kèm các giấy tờ chứng minh quyền ủy quyền theo quy định tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Việc thiếu văn bản ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền không đúng mẫu sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối ngay lập tức.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc nắm vững các quy định tại Điều 43 không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ gia nhập thị trường mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị. Trước khi nhấn nút gửi hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia, hãy rà soát kỹ lưỡng định dạng file, tính thống nhất của thông tin và hiệu lực của chữ ký số để đảm bảo tỷ lệ thành công cao nhất.