Tại sao cần văn bản đề nghị rút hồ sơ chuyển nhượng tên miền?

Trong hoạt động kinh doanh và quản trị thương hiệu số, việc chuyển nhượng quyền sử dụng tên miền Internet (đặc biệt là đuôi .vn) là giao dịch dân sự phổ biến. Tuy nhiên, không hiếm trường hợp sau khi đã nộp hồ sơ lên Nhà đăng ký, các bên (Bên chuyển nhượng hoặc Bên nhận chuyển nhượng) lại thay đổi quyết định do thỏa thuận thương mại không thành hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh.

Theo quy định tại Thông tư 24/2015/TT-BTTTT và hướng dẫn tại Thông tư 16/2016/TT-BTTTT, để dừng quy trình chuyển nhượng đang diễn ra, các bên bắt buộc phải có văn bản đề nghị rút hồ sơ gửi đến Nhà đăng ký quản lý tên miền đó. Việc này nhằm đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các chủ thể tham gia.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động chuyển nhượng tên miền năm 2019

Tính đến thời điểm tháng 07/2019, hoạt động quản lý tài nguyên Internet tại Việt Nam được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản sau:

• Luật Công nghệ thông tin 2006: Khung pháp lý cao nhất về giao dịch điện tử và tài nguyên số.
• Nghị định 72/2013/NĐ-CP: Quy định về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng.
• Thông tư 24/2015/TT-BTTTT: Quy định chi tiết về quản lý và sử dụng tài nguyên Internet.
• Thông tư 06/2019/TT-BTTTT: Văn bản mới nhất vừa được ban hành ngày 19/07/2019, sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư 24 nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Mẫu văn bản đề nghị rút hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng tên miền

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được sử dụng để gửi tới các Nhà đăng ký tên miền khi các bên thống nhất dừng giao dịch:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ RÚT HỒ SƠ CHUYỂN NHƯỢNG
QUYỀN SỬ DỤNG TÊN MIỀN INTERNET

Kính gửi: .............................................................................. (tên Nhà đăng ký)

Chúng tôi (bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng quyền sử dụng tên miền Internet) đã thống nhất và đề nghị rút hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng tên miền Internet theo các thông tin dưới đây:

1. Tên miền Internet đề nghị rút hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng: ..........................................

- Ngày đăng ký: ................................ - Ngày hết hạn: .................................

- Nhà đăng ký quản lý: ......................................................................

2. Ngày nộp hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng tên miền Internet: ................................

3. Bên chuyển nhượng quyền sử dụng tên miền Internet: (Chủ thể tên miền)

- Tên tổ chức: ....................................................................................

- Mã số doanh nghiệp: ............................................................... do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư ........................................................................................ cấp lần đầu ngày ......................

- Địa chỉ: ...........................................................................................................................................

- Họ tên người đại diện theo pháp luật: ............................................ Chức vụ: ...............................

4. Bên nhận chuyển nhượng quyền sử dụng tên miền Internet:

a) Trường hợp là tổ chức: ....................................................................................

b) Trường hợp là cá nhân: ....................................................................................

Chúng tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin cung cấp.

Trân trọng cảm ơn./.

....................... , ngày ...... tháng ...... năm ........

Bên chuyển nhượng (Ký tên và đóng dấu)

Bên nhận chuyển nhượng (Ký tên và đóng dấu)

Quy trình và lưu ý quan trọng khi rút hồ sơ

Thời điểm rút hồ sơ hợp lệ

Các bên chỉ có thể rút hồ sơ khi quy trình chuyển nhượng chưa hoàn tất (tức là tên miền chưa được cập nhật thông tin chủ thể mới trên hệ thống của VNNIC). Một khi Nhà đăng ký đã thực hiện thay đổi thông tin trên hệ thống quản lý, việc rút hồ sơ sẽ không còn giá trị, lúc này các bên phải thực hiện một quy trình chuyển nhượng ngược lại nếu muốn trả lại tên miền.

Hồ sơ đi kèm

Ngoài văn bản đề nghị nêu trên, Nhà đăng ký có thể yêu cầu cung cấp thêm bản sao CMND/CCCD của người đại diện hoặc các giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân để đối chiếu. Đặc biệt, theo tinh thần của Thông tư 06/2019/TT-BTTTT, các thủ tục đang dần được điện tử hóa, do đó doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với Nhà đăng ký để biết có thể nộp hồ sơ qua phương thức điện tử hay không.

Trách nhiệm của các bên

Việc rút hồ sơ chuyển nhượng không làm thay đổi các nghĩa vụ tài chính đã phát sinh giữa các bên hoặc giữa các bên với Nhà đăng ký (ví dụ: phí dịch vụ làm thủ tục). Do đó, các bên cần thỏa thuận kỹ về việc xử lý các khoản phí này trước khi đặt bút ký văn bản rút hồ sơ.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp các doanh nghiệp và cá nhân chủ động hơn trong việc quản lý tài nguyên tên miền của mình một cách an toàn và đúng luật.