Việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện là một thủ tục nội bộ quan trọng của doanh nghiệp, đánh dấu sự hiện diện và hoạt động của đơn vị phụ thuộc tại địa phương mới. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, Hội đồng quản trị công ty cổ phần có thẩm quyền quyết định các vấn đề về tổ chức và nhân sự cấp cao của đơn vị phụ thuộc.

Thẩm quyền ban hành quyết định bổ nhiệm

Trong mô hình công ty cổ phần, căn cứ vào Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2014, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Cụ thể, Hội đồng quản trị có quyền quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện và bổ nhiệm, miễn nhiệm người đứng đầu các đơn vị này.

Quyết định bổ nhiệm thường được ban hành dựa trên biên bản họp của Hội đồng quản trị và phải tuân thủ các quy định tại Điều lệ công ty. Người được bổ nhiệm phải đáp ứng các tiêu chuẩn về năng lực hành vi dân sự và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật và nội quy doanh nghiệp.

Nội dung cơ bản của Quyết định bổ nhiệm

Một văn bản quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện cần đảm bảo các yếu tố về thể thức văn bản hành chính và nội dung pháp lý chặt chẽ. Dưới đây là mẫu quyết định chi tiết mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) ------- Số: ……./QĐ-HĐQT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------- …, ngày ...... tháng ....... năm …

QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của Công ty

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
……… (Tên doanh nghiệp)

• Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Căn cứ Điều lệ ……………. (Tên doanh nghiệp);
• Căn cứ Biên bản họp số …… của Hội đồng quản trị ……… (Tên doanh nghiệp), ngày …./.../… về việc bổ nhiệm nhân sự;
• Xét năng lực và phẩm chất đạo đức của cán bộ;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Bổ nhiệm nhân sự

Bổ nhiệm người sau đây giữ chức vụ người đứng đầu “Vanh phòng đại diện ...........................” (Tên văn phòng đại diện):

Họ và tên	: ...................................................................................
Giới tính	: ...................................................................................
Ngày sinh	: ...................................................................................
Dân tộc	: ...................................................................................
Quốc tịch	: Việt Nam
Số CMND/Thẻ CCCD	: ...................................................................................
Hộ khẩu thường trú	: ...................................................................................
Chỗ ở hiện tại	: ...................................................................................

Điều 2. Quyền hạn và nghĩa vụ

Ông/Bà có tên tại Điều 1 có trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và các quy chế nội bộ. Được hưởng các chế độ lương, thưởng và phụ cấp theo quy định hiện hành của Công ty.

Điều 3. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các Ông/Bà thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Tổ chức - Hành chính và Ông/Bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cơ quan ĐKKD (để báo cáo); - Lưu VP.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý khi thực hiện thủ tục bổ nhiệm

Sau khi ban hành quyết định bổ nhiệm, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Hồ sơ thông báo thường bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (theo mẫu quy định);
• Bản sao hợp lệ Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu mới.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước từ ban hành quyết định nội bộ đến thông báo với cơ quan nhà nước sẽ giúp văn phòng đại diện hoạt động ổn định, đúng pháp luật và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình vận hành.