Trong quá trình thực hiện bàn giao sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động quản lý theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình huống sổ BHXH đang được cơ quan BHXH giữ để rà soát thông tin nhưng người lao động lại phát sinh nhu cầu nhận lại sổ ngay để giải quyết các chế độ như nghỉ việc, hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc chế độ thai sản.

Tại sao cần Phiếu yêu cầu trả sổ BHXH khi đang rà soát?

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, cơ quan BHXH có trách nhiệm rà soát, chuẩn hóa dữ liệu trên sổ BHXH trước khi bàn giao cho người lao động. Trong thời gian này, sổ BHXH sẽ được tập trung tại cơ quan BHXH để đối chiếu với cơ sở dữ liệu tập trung.

Tuy nhiên, thực tế phát sinh nhiều trường hợp người lao động dừng đóng BHXH (nghỉ việc) hoặc cần sổ để làm hồ sơ hưởng các chế độ ngắn hạn. Để đảm bảo quyền lợi kịp thời cho người lao động, doanh nghiệp cần lập Phiếu yêu cầu trả sổ BHXH gửi cơ quan BHXH quản lý trực tiếp để rút sổ ra khỏi quy trình rà soát và thực hiện chốt sổ theo quy định.

Nội dung chi tiết Mẫu Phiếu yêu cầu trả sổ BHXH

Dưới đây là mẫu phiếu yêu cầu chuẩn hóa dành cho các đơn vị sử dụng lao động (bao gồm cả công ty hợp danh, công ty TNHH, cổ phần...) thực hiện khi cần rút sổ BHXH đang rà soát:

Tên đơn vị: ......................................................
Mã đơn vị: .......................................................
Địa chỉ: ...........................................................

PHIẾU YÊU CẦU

(V/v: Trả sổ BHXH do cơ quan BHXH đang thực hiện rà soát)

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ......................................................

Ngày ……/…../20……, đơn vị ................................. có nộp sổ BHXH của người lao động cho cơ quan BHXH để thực hiện rà soát, nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu theo mã số bưu gửi số ................................. hoặc theo phiếu giao nhận hồ sơ số .................................

Nay do phát sinh trường hợp người lao động dừng đóng BHXH, BHTN (nghỉ việc, hưởng chế độ,...) cần nhận lại sổ để giải quyết quyền lợi, đơn vị đề nghị cơ quan BHXH trả lại sổ cho các cá nhân sau:

STT	Họ và tên	Số sổ BHXH	Lý do yêu cầu	Ghi chú
1	...........................	...........................	Nghỉ việc/Hưởng chế độ	Mã bưu gửi (nếu có)
2	...........................	...........................	...........................	...........................

Tổng số sổ BHXH đề nghị xác nhận và trả lại: ........................... sổ.

............, ngày .... tháng .... năm 20....
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

• Đối với mã bưu gửi: Trường hợp danh sách có nhiều người lao động nộp sổ theo các đợt bưu gửi khác nhau, đơn vị cần ghi rõ mã số bưu gửi tương ứng vào cột ghi chú để cán bộ BHXH dễ dàng tra cứu và rút hồ sơ.
• Thời gian giải quyết: Thông thường, sau khi nhận được phiếu yêu cầu hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ thực hiện tách sổ ra khỏi quy trình rà soát và trả về cho đơn vị trong vòng 02-05 ngày làm việc để thực hiện các bước tiếp theo.
• Trách nhiệm của đơn vị: Sau khi nhận lại sổ, đơn vị phải thực hiện ngay việc chốt sổ (xác nhận quá trình đóng) cho người lao động theo đúng quy định tại Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

Việc chủ động lập phiếu yêu cầu trả sổ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn thể hiện trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc bảo vệ quyền lợi an sinh xã hội cho nhân viên của mình.