Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thay đổi vốn điều lệ là một thủ tục quan trọng đối với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là công ty hợp danh. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền là giải pháp pháp lý tối ưu và bắt buộc.

Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục ủy quyền năm 2018

Tại thời điểm tháng 11/2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ. Cụ thể, việc ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ công ty hợp danh cần tuân thủ các quy định sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018): Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trong đó có những hướng dẫn cụ thể về việc ủy quyền thực hiện thủ tục.

Nội dung bắt buộc trong Giấy ủy quyền thay đổi vốn điều lệ

Một văn bản ủy quyền hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về chủ thể, phạm vi và thời hạn. Đối với công ty hợp danh, Giấy ủy quyền thường bao gồm các phần chính sau:

1. Thông tin các bên tham gia

Bên ủy quyền: Phải là người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh (thường là các thành viên hợp danh). Cần ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và thông tin cá nhân của người đại diện.

Bên được ủy quyền: Có thể là cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ. Nếu là cá nhân, cần cung cấp đầy đủ họ tên, số Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Thẻ căn cước công dân, hộ khẩu thường trú.

2. Phạm vi ủy quyền chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất để tránh các tranh chấp hoặc sai sót về thẩm quyền. Bên ủy quyền cần nêu rõ các công việc mà bên được ủy quyền được phép thực hiện, ví dụ:

• Nộp hồ sơ thay đổi vốn điều lệ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Nhận thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có).
• Ký các văn bản, giấy tờ hành chính liên quan theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
• Nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ

(Về việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp)

I. Bên ủy quyền

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ……… để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục thay đổi vốn điều lệ cho công ty hợp danh ………;

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

IV. Thời hạn ủy quyền

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi đại diện Công Ty có bản thông báo rút uỷ quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ và tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Theo quy định tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP, khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thông qua người được ủy quyền, người nộp hồ sơ phải nộp kèm theo bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu) của người được ủy quyền và văn bản ủy quyền.

Đặc biệt, văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Đây là một điểm mới nhằm cải cách thủ tục hành chính, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện các thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền không chỉ giúp thủ tục thay đổi vốn điều lệ diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp. Hy vọng mẫu giấy ủy quyền và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.