Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc thay đổi cơ cấu thành viên góp vốn là hoạt động diễn ra khá phổ biến. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Chính vì vậy, việc lập Giấy ủy quyền để giao quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thay là giải pháp tối ưu và đúng quy định pháp luật.

Doanh nhân thực hiện ký kết các văn bản ủy quyền trong giao dịch doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục ủy quyền năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp nói chung và thay đổi thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên nói riêng được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ. Cụ thể, Luật Doanh nghiệp 2014 đóng vai trò là văn bản gốc, quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.

Bên cạnh đó, Nghị định 78/2015/NĐ-CP và đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã có những hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự thực hiện. Việc ủy quyền thực hiện thủ tục phải đảm bảo các yếu tố về hình thức và nội dung để được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận.

Nội dung bắt buộc trong Giấy ủy quyền đăng ký doanh nghiệp

Một văn bản ủy quyền hợp lệ cần phải thể hiện rõ ràng các thông tin sau:

• Thông tin bên ủy quyền: Phải ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin của người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin bên được ủy quyền: Ghi rõ họ tên, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú.
• Phạm vi ủy quyền: Đây là phần quan trọng nhất. Cần ghi rõ người được ủy quyền có quyền nộp hồ sơ, nhận kết quả, ký các giấy tờ liên quan và giải quyết các vấn đề phát sinh tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Thời hạn ủy quyền: Thông thường sẽ ghi là kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất thủ tục hoặc có văn bản thay thế.

Cận cảnh mẫu giấy ủy quyền và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi thành viên

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được sử dụng phổ biến trong các giao dịch với cơ quan nhà nước năm 2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ-...

(Về việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp)

I. Bên ủy quyền

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… … cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… … cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư ……… để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục thay đổi thành viên cho Công ty …………………….;

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi đại diện Công Ty có bản thông báo rút uỷ quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người được ủy quyền khi đến thực hiện thủ tục phải xuất trình bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) kèm theo Giấy ủy quyền này. Văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác, tuy nhiên để đảm bảo tính pháp lý cao nhất, doanh nghiệp nên đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai nếu văn bản có nhiều trang.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính, tránh những sai sót không đáng có dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.