Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt năm 2019, các chương trình khuyến mại đóng vai trò là "đòn bẩy" quan trọng giúp doanh nghiệp bứt phá doanh thu. Tuy nhiên, để triển khai một chương trình khuyến mại đúng luật, doanh nghiệp phải trải qua các thủ tục hành chính khá chặt chẽ tại Sở Công thương hoặc Bộ Công thương. Đối với các Công ty TNHH Một thành viên, khi người đại diện theo pháp luật không thể trực tiếp đi nộp hồ sơ, việc soạn thảo một Giấy ủy quyền đăng ký thực hiện khuyến mại chuẩn xác là yêu cầu bắt buộc.

Ký kết giấy ủy quyền là bước quan trọng để hợp pháp hóa việc nộp hồ sơ khuyến mại (ảnh minh họa)

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi đăng ký khuyến mại?

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp và thương mại, người đại diện theo pháp luật là người có thẩm quyền cao nhất trong việc ký kết các văn bản và thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, thực tế điều hành doanh nghiệp đòi hỏi sự linh hoạt. Việc ủy quyền cho nhân viên cấp dưới hoặc đơn vị dịch vụ thay mặt thực hiện các thủ tục như nộp hồ sơ, sửa đổi bổ sung thông tin và nhận kết quả đăng ký khuyến mại giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực cho công ty.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động ủy quyền và khuyến mại

Tính đến thời điểm tháng 3 năm 2019, hoạt động khuyến mại của thương nhân được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Thương mại 2005: Quy định khung về các hình thức xúc tiến thương mại và khuyến mại.
• Nghị định 81/2018/NĐ-CP: Văn bản mới nhất hướng dẫn chi tiết về hoạt động xúc tiến thương mại, thay thế cho Nghị định 37/2006/NĐ-CP trước đây.
• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về đại diện và ủy quyền trong các giao dịch dân sự, kinh tế.

Nhân viên doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan chức năng (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền đăng ký thực hiện khuyến mại chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuyên sâu cho Công ty TNHH Một thành viên, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết để cơ quan chức năng chấp thuận hồ sơ.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm …

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-…….

(Về việc nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên A):

Tên doanh nghiệp: ……………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày …………….

Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………

Người đại diện pháp luật: ……………………… Chức vụ: …………………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên B):

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………………

Số CMND/CCCD: ……………… do Công an …………… cấp ngày …………….

Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………

Chức vụ (nếu là nhân viên công ty): …………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên B được quyền thay mặt Bên A liên hệ với Sở Công thương tỉnh/thành phố …………….. hoặc Bộ Công thương để thực hiện các công việc sau:

• Nộp hồ sơ đăng ký/thông báo thực hiện chương trình khuyến mại cho chương trình: "…………………………";
• Giải trình, sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Nhận kết quả (Văn bản xác nhận đăng ký thực hiện khuyến mại) và các giấy tờ liên quan khác.

2. Bên B có quyền lập văn bản, ký tên trên các biểu mẫu, giấy tờ cần thiết và thực hiện các quyền, nghĩa vụ liên quan để hoàn thành công việc được ủy quyền.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành nội dung ủy quyền nêu trên hoặc cho đến khi có văn bản thay thế/hủy bỏ ủy quyền từ Bên A.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và sử dụng Giấy ủy quyền

Để tránh trường hợp hồ sơ bị trả lại do lỗi hình thức của Giấy ủy quyền, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ trụ sở và số CMND của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với các giấy tờ pháp lý đính kèm.
2. Phạm vi ủy quyền rõ ràng: Cần ghi rõ tên chương trình khuyến mại cụ thể để tránh việc lạm dụng ủy quyền cho các mục đích khác.
3. Con dấu và chữ ký: Đối với Công ty TNHH Một thành viên, Giấy ủy quyền phải có chữ ký của Chủ sở hữu hoặc Người đại diện theo pháp luật và đóng dấu pháp nhân của công ty.
4. Thời hạn ủy quyền: Nên xác định một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: 03 tháng) hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc" để đảm bảo tính liên tục của thủ tục.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền đăng ký thực hiện khuyến mại không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho các chiến dịch marketing được triển khai đúng tiến độ.