Trong quá trình mở rộng quy mô kinh doanh, việc thành lập chi nhánh là bước đi chiến lược của các công ty hợp danh. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền là giải pháp pháp lý tối ưu và bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ.

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền đăng ký chi nhánh

Tại thời điểm cuối năm 2018, các quy định về đăng ký doanh nghiệp và ủy quyền thực hiện thủ tục được điều chỉnh chặt chẽ bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc thành lập đơn vị phụ thuộc.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP và đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã có những sửa đổi quan trọng về hồ sơ, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng và trực tiếp.

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Nội dung chi tiết Mẫu Giấy ủy quyền

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn hóa, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý để Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận hồ sơ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-…….

(Về việc thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh công ty hợp danh)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên A)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: ……………………………… Chức vụ: …………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên B)

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Số CMND/Thẻ CCCD: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên B thay mặt Bên A thực hiện các công việc sau:

• Nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố: …………………….
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu có).
• Nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và thực hiện các thủ tục về con dấu, thông báo mẫu dấu (nếu cần).

2. Bên B có quyền lập, ký tên trên các văn bản, giấy tờ cần thiết và thực hiện các quyền, nghĩa vụ liên quan để hoàn tất công việc được ủy quyền.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất các nội dung ủy quyền nêu trên hoặc có văn bản thay thế/hủy bỏ ủy quyền của Bên A.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau theo tinh thần của Nghị định 108/2018/NĐ-CP:

1. Hình thức của văn bản ủy quyền

Văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực trừ khi doanh nghiệp có yêu cầu riêng. Tuy nhiên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và con dấu của công ty phải rõ ràng, đúng thẩm quyền.

2. Kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân

Khi đi nộp hồ sơ, người được ủy quyền phải xuất trình bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND, Thẻ CCCD hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực) kèm theo Giấy ủy quyền này.

3. Thời điểm thực hiện

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày quyết định lập chi nhánh, công ty hợp danh phải gửi thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh theo quy định tại Điều 34 Luật Doanh nghiệp 2014.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính pháp lý của công ty hợp danh.