Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc thực hiện đúng các thủ tục về thuế không chỉ giúp đơn vị tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, khi phát sinh các khoản chi trả thu nhập cho cá nhân thuộc diện khấu trừ thuế, doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân đó theo yêu cầu.

Căn cứ pháp lý và bối cảnh áp dụng năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và quản lý ấn chỉ thuế được thực hiện nghiêm ngặt theo hệ thống văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính. Cụ thể:

• Quy định về khấu trừ thuế và cấp chứng từ khấu trừ được nêu rõ tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.
• Thủ tục mua, phát hành và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tuân thủ theo Thông tư 37/2010/TT-BTC và các văn bản về quản lý thuế hiện hành.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Nội dung mẫu đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Mẫu đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp (Công ty TNHH hai thành viên trở lên) gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp để đề nghị được mua hoặc cấp quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN (loại do cơ quan thuế đặt in). Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu đơn:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊ
CẤP CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

Kính gửi: Chi cục Thuế/Cục Thuế ............................................................

1. Tên tổ chức trả thu nhập: .....................................................................................

2. Mã số thuế: ..........................................................................................................

3. Địa chỉ: ................................................................................................................

4. Số điện thoại: .......................................................................................................

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành, căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị, đề nghị cơ quan thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho đơn vị chúng tôi.

Đơn vị chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo đúng các quy định hiện hành về quản lý và sử dụng ấn chỉ thuế.

......, ngày ...... tháng ...... năm ......
NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý quan trọng cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Khi thực hiện thủ tục này vào năm 2019, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Hồ sơ kèm theo: Ngoài đơn đề nghị, doanh nghiệp cần mang theo Giấy giới thiệu, Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước của người đi làm thủ tục và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. Số lượng cấp: Thông thường cơ quan thuế sẽ cấp theo quyển (mỗi quyển 50 số). Doanh nghiệp cần dự toán số lượng lao động thời vụ hoặc lao động không ký hợp đồng dài hạn để đề nghị số lượng phù hợp.
3. Báo cáo sử dụng: Sau khi được cấp, hàng quý doanh nghiệp phải thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu CTT25/AC) theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC.

Việc tuân thủ đúng quy trình cấp và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong công tác kế toán mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động khi thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm.