Trong hoạt động quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần có quy mô sản xuất lớn, việc huy động người lao động làm thêm giờ là điều khó tránh khỏi để đảm bảo tiến độ kinh doanh. Tuy nhiên, để việc này diễn ra đúng pháp luật và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, việc lập Bảng chấm công làm thêm giờ là yêu cầu bắt buộc. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chuyên sâu về quy định làm thêm giờ năm 2019 và hướng dẫn lập biểu mẫu chuẩn nhất.

1. Căn cứ pháp lý về làm thêm giờ năm 2019

Tính đến thời điểm tháng 8/2019, mọi hoạt động liên quan đến quan hệ lao động, tiền lương và thời giờ làm việc đều được điều chỉnh bởi Bộ Luật lao động 2012. Bên cạnh đó, việc hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ chấm công phải tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. Điều kiện và giới hạn làm thêm giờ theo quy định hiện hành

Theo quy định tại Điều 106 Bộ Luật lao động 2012, người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

"1. Được sự đồng ý của người lao động;
2. Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định làm việc theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 30 giờ trong 01 tháng và tổng cộng không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ một số trường hợp đặc biệt do Chính phủ quy định thì được làm thêm giờ không quá 300 giờ trong 01 năm;
3. Sau mỗi đợt làm thêm giờ nhiều ngày liên tục trong tháng, người sử dụng lao động phải bố trí để người lao động được nghỉ bù cho số thời gian đã không được nghỉ."

Việc vi phạm giới hạn giờ làm thêm có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với mức xử phạt hành chính rất nặng, đồng thời gây ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe và năng suất của đội ngũ nhân sự.

3. Cách tính lương làm thêm giờ năm 2019

Bảng chấm công làm thêm giờ là căn cứ quan trọng nhất để kế toán tính toán tiền lương. Điều 97 Bộ Luật lao động 2012 quy định mức lương làm thêm giờ như sau:

"1. Người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc đang làm như sau:
a) Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;
b) Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;
c) Vào ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày."

Ngoài ra, nếu làm thêm giờ vào ban đêm, người lao động còn được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc của ngày làm việc bình thường và thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của ngày làm việc bình thường hoặc của ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ.

4. Mẫu Bảng chấm công làm thêm giờ chuẩn cho Công ty cổ phần

Dưới đây là mẫu bảng chấm công làm thêm giờ được xây dựng dựa trên tinh thần của Thông tư 200/2014/TT-BTC, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quỹ thời gian làm việc:

Ký hiệu chấm công gợi ý:

• NT: Làm thêm ngày làm việc bình thường.
• NN: Làm thêm ngày nghỉ hằng tuần (Thứ Bảy, Chủ Nhật).
• NL: Làm thêm ngày lễ, Tết.
• Đ: Làm thêm vào ban đêm.

5. Những thay đổi đáng chú ý từ năm 2021 (Bộ luật Lao động 2019)

Mặc dù hiện tại chúng ta đang áp dụng luật 2012, nhưng các doanh nghiệp cần bắt đầu tìm hiểu về Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 01/01/2021). Một số điểm mới nổi bật bao gồm:

• Mở rộng khung thỏa thuận làm thêm giờ tối đa lên 300 giờ/năm trong nhiều lĩnh vực hơn.
• Quy định rõ ràng hơn về sự đồng ý của người lao động khi làm thêm giờ.
• Bổ sung thêm 01 ngày nghỉ lễ Quốc khánh (tổng cộng 02 ngày), ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính lương làm thêm giờ vào dịp này.

Kết luận

Việc lập Bảng chấm công làm thêm giờ không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bằng chứng pháp lý bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh tra lao động. Hy vọng mẫu bảng và những phân tích trên sẽ giúp các công ty cổ phần thực hiện đúng quy định, tạo môi trường làm việc công bằng và minh bạch.