Văn bằng bảo hộ chỉ dẫn địa lý không chỉ là một tờ giấy chứng nhận đơn thuần, mà còn là tấm "thẻ bài" khẳng định uy tín, chất lượng và nguồn gốc đặc thù của sản phẩm doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, trong quá trình lưu trữ và hoạt động, việc thất lạc hoặc hư hỏng văn bằng là điều khó tránh khỏi. Để bảo vệ quyền lợi kinh doanh, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình cấp lại theo quy định pháp luật hiện hành.

Những trường hợp được phép yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ

Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ, chủ sở hữu chỉ dẫn địa lý có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp lại văn bằng bảo hộ hoặc phó bản trong các trường hợp cụ thể sau:

• Văn bằng bị mất: Đây là trường hợp phổ biến nhất khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh hoặc sơ suất trong khâu lưu trữ.
• Văn bằng bị hư hỏng: Bao gồm các tình trạng như rách, bẩn, phai mờ đến mức không thể đọc được nội dung hoặc bị tháo rời dấu niêm phong.

Lưu ý rằng, việc cấp lại này đi kèm với điều kiện doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ nộp phí và lệ phí theo quy định của nhà nước.

Hồ sơ cần chuẩn bị: Đầy đủ nhưng không rườm rà

Để quá trình xử lý diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh theo hướng dẫn tại Nghị định 65/2023/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ bao gồm:

1. Tờ khai yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ chỉ dẫn địa lý (theo mẫu quy định).
2. Bản gốc văn bằng bảo hộ (nếu lý do yêu cầu là do văn bằng bị hỏng, rách).
3. Giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông qua các tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp).
4. Chứng từ nộp phí, lệ phí (bản sao).

Quy trình giải quyết tại Cục Sở hữu trí tuệ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội hoặc hai văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Quy trình thẩm định được thực hiện như sau:

• Thời hạn xem xét: Trong vòng 01 tháng kể từ ngày nhận đơn, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Kết quả tích cực: Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu, Cục sẽ ra quyết định cấp lại văn bằng và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.
• Trường hợp thiếu sót: Nếu hồ sơ chưa đạt, Cục sẽ thông báo để doanh nghiệp sửa chữa trong thời hạn 02 tháng. Nếu quá thời hạn này mà doanh nghiệp không khắc phục hoặc ý kiến phản hồi không thỏa đáng, yêu cầu sẽ bị từ chối chính thức.

Việc chủ động thực hiện thủ tục cấp lại ngay khi phát hiện mất mát hoặc hư hỏng sẽ giúp doanh nghiệp duy trì được bằng chứng pháp lý vững chắc trong các giao dịch thương mại và xử lý vi phạm (nếu có) liên quan đến chỉ dẫn địa lý của mình.