Trong nỗ lực đẩy mạnh chuyển đổi số ngành giáo dục, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành quy định mới về việc quản lý dữ liệu người học. Điểm đáng chú ý nhất chính là việc thiết lập một mã định danh duy nhất, có giá trị vĩnh viễn cho mỗi học sinh, sinh viên ngay từ khi bắt đầu bước chân vào hệ thống giáo dục quốc dân.

Mã định danh học sinh giúp đồng bộ hóa dữ liệu giáo dục trên toàn quốc (ảnh minh họa)

Mã định danh giáo dục: Duy nhất và bất biến

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT, mỗi đối tượng được quản lý trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo sẽ được cấp một mã định danh riêng biệt. Đặc tính quan trọng nhất của mã này là tính duy nhất và bất biến.

"Mã định danh của mỗi đối tượng được quản lý trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo là duy nhất, được hình thành từ lần nhập dữ liệu đầu tiên và bất biến (không bị thay đổi hoặc xóa bỏ từ khi mã được sinh ra), được dùng thống nhất, xuyên suốt ở tất cả các cấp học."

Điều này có nghĩa là, dù học sinh có chuyển trường, chuyển cấp từ tiểu học lên trung học, hay thậm chí là học lên đại học, mã định danh này vẫn giữ nguyên. Nó đóng vai trò như một "số căn cước" trong ngành giáo dục, giúp theo dõi quá trình học tập và rèn luyện của người học một cách liên tục, không bị ngắt quãng.

Mục đích của việc áp dụng mã định danh thống nhất

Việc áp dụng mã định danh không chỉ đơn thuần là gán một con số cho học sinh, mà còn phục vụ nhiều mục đích chiến lược trong quản lý nhà nước:

• Quản lý hồ sơ điện tử: Giúp các cơ sở giáo dục dễ dàng tra cứu, cập nhật thông tin học tập, bằng cấp của người học.
• Kết nối dữ liệu: Phục vụ việc kết nối giữa cơ sở dữ liệu giáo dục với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Báo cáo thống kê: Đảm bảo tính chính xác của các số liệu thống kê ngành, tránh tình trạng hồ sơ ảo hoặc trùng lặp.

Cán bộ quản lý giáo dục thực hiện cập nhật dữ liệu lên hệ thống phần mềm chuyên dụng (ảnh minh họa)

Quy định về việc bảo toàn dữ liệu khi có biến động

Một trong những điểm mới và chặt chẽ của Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT là quy định về việc không xóa hồ sơ trong mọi trường hợp biến động:

1. Đối với cơ sở giáo dục

Trong trường hợp một trường học hoặc cơ sở giáo dục ngừng hoạt động, cơ quan quản lý trực tiếp (Sở hoặc Phòng GD&ĐT) chỉ thực hiện thay đổi trạng thái hoạt động của cơ sở đó trên hệ thống. Tuyệt đối không xóa mã định danh và các hồ sơ liên quan đã tồn tại trên cơ sở dữ liệu.

2. Đối với đội ngũ cán bộ, giáo viên

Khi giáo viên, giảng viên hoặc cán bộ quản lý chuyển công tác, nghỉ hưu hoặc thôi việc, cơ sở giáo dục có trách nhiệm cập nhật trạng thái hồ sơ điện tử. Mã định danh của những cá nhân này vẫn được lưu giữ vĩnh viễn để phục vụ việc tra cứu lịch sử công tác và các chế độ chính sách liên quan.

3. Đối với người học

Tương tự, khi học sinh, sinh viên tạm dừng học, thôi học hoặc chuyển trường, hệ thống chỉ ghi nhận sự thay đổi về trạng thái (ví dụ: từ "đang học" sang "thôi học"). Toàn bộ lịch sử học tập gắn với mã định danh đó vẫn được bảo toàn, không bị xóa bỏ khỏi hệ thống chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Bước tiến so với quy định cũ

Trước đây, theo quy định tại Thông tư 26/2019/TT-BGDĐT, việc quản lý mã định danh chưa thực sự mang tính xuyên suốt và thống nhất cao độ giữa các cấp học như hiện nay. Sự ra đời của Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT (có hiệu lực từ ngày 14/02/2022) đã hoàn thiện hành lang pháp lý cho việc xây dựng một hệ sinh thái dữ liệu giáo dục hiện đại, minh bạch.

Việc triển khai mã định danh thống nhất là nền tảng để tiến tới bỏ sổ điểm giấy, học bạ giấy, thay thế bằng các văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương, giúp giảm bớt áp lực hành chính cho giáo viên và tạo thuận lợi tối đa cho phụ huynh, học sinh trong các thủ tục hành chính giáo dục.