Kể từ ngày 01/07/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, đối với biên lai điện tử và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử, Tổng cục Thuế đã có những hướng dẫn cụ thể để tháo gỡ khó khăn cho người nộp thuế trong giai đoạn chuyển tiếp này.

1. Hướng dẫn về việc sử dụng biên lai điện tử

Mặc dù Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các tổ chức có thể bắt đầu sử dụng biên lai điện tử từ ngày 01/07/2022, nhưng thực tế triển khai vẫn cần có lộ trình kỹ thuật cụ thể. Tổng cục Thuế cho biết hiện cơ quan này vẫn đang trong quá trình hoàn thiện xây dựng định dạng chuẩn dữ liệu cũng như quy trình thực hiện nghiệp vụ đối với loại chứng từ này.

Do đó, để đảm bảo hoạt động thu phí, lệ phí của các cơ quan, tổ chức không bị gián đoạn, trong thời gian chờ hướng dẫn mới chính thức, các đơn vị cần lưu ý:

• Tiếp tục sử dụng biên lai giấy (bao gồm biên lai đặt in, tự in hoặc mua trực tiếp từ cơ quan thuế).
• Đối với các đơn vị đã triển khai biên lai điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC thì vẫn tiếp tục duy trì hệ thống hiện tại cho đến khi có thông báo mới.

2. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay chính là việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động. Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hình thức chứng từ điện tử đã được luật hóa với nhiều điểm mới thông thoáng hơn:

"Tổ chức khấu trừ thuế khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành hay chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế như đối với hóa đơn điện tử. Các tổ chức tự xây dựng hệ thống phần mềm hoặc sử dụng phần mềm của các nhà cung cấp giải pháp để khởi tạo và sử dụng.”

Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu từ tháng 7/2022, nếu doanh nghiệp chưa kịp hoàn thiện hệ thống phần mềm để xuất chứng từ điện tử, pháp luật vẫn cho phép áp dụng các giải pháp linh hoạt:

Sử dụng chứng từ tự phát hành

Các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành (in từ máy tính) nếu đã thực hiện thông báo phát hành trước đó.

Xử lý đối với chứng từ mua của cơ quan thuế

Một lưu ý quan trọng là từ ngày 01/07/2022, cơ quan thuế sẽ dừng việc bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy. Đối với những đơn vị vẫn còn tồn kho chứng từ đã mua từ cơ quan thuế trước thời điểm này, pháp luật cho phép tiếp tục sử dụng cho đến khi hết, nhằm tránh lãng phí ấn chỉ thuế.

3. Lời khuyên cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi

Dù có những quy định mang tính chất chuyển tiếp, các chuyên gia pháp lý khuyến nghị doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm các đơn vị cung cấp giải pháp chứng từ điện tử uy tín. Việc sớm số hóa các loại chứng từ không chỉ giúp tuân thủ đúng tinh thần của Luật Quản lý thuế 2019 mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự, giảm thiểu rủi ro thất lạc chứng từ giấy và thuận tiện hơn trong việc quyết toán thuế cho người lao động.

Nếu quý độc giả còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc triển khai hóa đơn, chứng từ điện tử theo quy định mới, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia để được hỗ trợ kịp thời.