Việc đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh là một trong những quyền lợi quan trọng giúp người lao động tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đối với người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam, việc chứng minh mẹ ruột là người phụ thuộc đôi khi gặp khó khăn do sự khác biệt về giấy tờ pháp lý giữa các quốc gia. Tuy nhiên, nếu nắm rõ các quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thủ tục này sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Điều kiện để mẹ ruột được tính là người phụ thuộc

Không phải mọi trường hợp mẹ ruột đều mặc nhiên được chấp nhận là người phụ thuộc. Theo quy định tại Nghị định 65/2013/NĐ-CP, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được giảm trừ gia cảnh nếu người phụ thuộc đáp ứng các tiêu chí sau:

• Đối với người ngoài độ tuổi lao động: Phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 01 triệu đồng.
• Đối với người trong độ tuổi lao động: Phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện: Bị khuyết tật, không có khả năng lao động và có mức thu nhập bình quân tháng không quá 01 triệu đồng.

"Người nộp thuế tự kê khai số lượng người phụ thuộc kèm theo giấy tờ hợp pháp và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác của việc kê khai" - Trích Điều 12 Nghị định 65/2013/NĐ-CP.

Hồ sơ chứng minh mối quan hệ và tình trạng cư trú

Để cơ quan thuế chấp nhận việc giảm trừ, người lao động nước ngoài cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh theo hướng dẫn tại Thông tư 79/2022/TT-BTC. Các giấy tờ cốt lõi bao gồm:

• Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (hoặc Hộ chiếu đối với người nước ngoài).
• Giấy tờ xác định mối quan hệ: Giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
• Giấy tờ xác nhận thông tin cư trú hoặc thông báo số định danh cá nhân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Trường hợp mẹ ruột đang trong độ tuổi lao động nhưng mất khả năng lao động, hồ sơ cần bổ sung bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật hoặc hồ sơ bệnh án đối với các bệnh hiểm nghèo như ung thư, suy thận mãn, AIDS...

Lưu ý đặc biệt về ngôn ngữ và tính pháp lý của tài liệu nước ngoài

Một điểm quan trọng mà lao động nước ngoài thường bỏ sót là quy định về ngôn ngữ. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ thuế phải là tiếng Việt.

Nếu các giấy tờ chứng minh được cấp bởi cơ quan nước ngoài, chúng phải được dịch thuật ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Người nộp thuế phải ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của nội dung dịch thuật trước pháp luật Việt Nam.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác không chỉ giúp người lao động nước ngoài thực hiện đúng nghĩa vụ theo Luật Thuế thu nhập cá nhân mà còn thể hiện sự tuân thủ pháp luật nghiêm túc khi sinh sống và làm việc tại Việt Nam.