Trong môi trường doanh nghiệp, việc lao động nữ nghỉ thai sản là một sự kiện thường xuyên và đòi hỏi bộ phận nhân sự (HR) phải nắm vững các quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như tuân thủ đúng trách nhiệm của người sử dụng lao động. Tại thời điểm năm 2018, các quy trình này được điều chỉnh chặt chẽ bởi Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

1. Thủ tục báo giảm thai sản theo Quyết định 595/QĐ-BHXH

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, khi người lao động nghỉ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo giảm đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH). Việc này giúp doanh nghiệp không phải đóng BHXH, BHYT cho người lao động trong thời gian họ nghỉ hưởng chế độ.

Hồ sơ báo giảm bao gồm:

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
• Mẫu D02-TS: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
• Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin làm căn cứ điều chỉnh.

Lưu ý: Nếu người lao động đã sinh con, doanh nghiệp cần đính kèm bản sao Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng sinh. Nếu chưa sinh, có thể dùng đơn xin nghỉ phép hoặc bảng lương làm căn cứ xác nhận thời điểm nghỉ việc.

2. Hồ sơ và quy trình hưởng chế độ thai sản theo Quyết định 636/QĐ-BHXH

Để người lao động nhận được tiền trợ cấp thai sản kịp thời, doanh nghiệp đóng vai trò cầu nối quan trọng trong việc thu thập và nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH. Căn cứ Quyết định 636/QĐ-BHXH năm 2016, hồ sơ bao gồm:

"1. Bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con;
2. Trường hợp con chết: Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử của con;
3. Giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền về việc lao động nữ phải nghỉ việc để dưỡng thai (nếu có)."

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ người lao động, doanh nghiệp phải lập Danh sách theo mẫu C70a-HD và nộp cho cơ quan BHXH. Sau khi cơ quan BHXH phê duyệt và chuyển tiền, doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả cho người lao động trong vòng 03 ngày làm việc.

3. Bố trí nhân sự và bảo đảm quyền lợi sau thai sản

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014, lao động nữ được nghỉ sinh con 06 tháng. Đây là khoảng thời gian dài, do đó doanh nghiệp cần có kế hoạch bàn giao công việc cụ thể trước khi người lao động nghỉ. Việc tuyển dụng nhân sự tạm thời hoặc điều động nội bộ cần được tính toán kỹ để không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đặc biệt, sau khi hết thời gian nghỉ thai sản, người lao động có quyền trở lại làm việc và được bảo đảm việc làm cũ hoặc việc làm tương đương với mức lương không thấp hơn mức lương trước khi nghỉ. Nếu có nhu cầu nghỉ thêm không hưởng lương, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tạo dựng niềm tin, sự gắn bó của người lao động đối với tổ chức.