Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi hoặc bổ sung thông tin chi nhánh là điều khó tránh khỏi đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình và cách kê khai mẫu giấy tờ sao cho chuẩn xác theo quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là sau khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ tháng 10/2018.

Doanh nghiệp cần chú trọng tính chính xác khi cập nhật thông tin chi nhánh (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc cập nhật thông tin chi nhánh năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, hoạt động đăng ký doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc được điều chỉnh bởi khung pháp lý chặt chẽ, bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Văn bản nền tảng quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP và Nghị định 108/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT: Ban hành hệ thống biểu mẫu chuẩn trong đăng ký doanh nghiệp.

Khi nào cần sử dụng Giấy đề nghị cập nhật thông tin chi nhánh?

Theo quy định tại Điều 48 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi doanh nghiệp có thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc muốn bổ sung các thông tin còn thiếu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Mẫu Giấy đề nghị này (thường là Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT) được áp dụng cho các trường hợp:

• Cập nhật thông tin về địa chỉ, số điện thoại, email, website của chi nhánh.
• Bổ sung thông tin về ngành, nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Cập nhật thông tin về người đứng đầu chi nhánh (Chứng minh nhân dân, hộ khẩu, chỗ ở hiện tại).
• Cập nhật thông tin đăng ký thuế của chi nhánh.

Việc kê khai đúng mẫu biểu giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Hướng dẫn chi tiết cách ghi Giấy đề nghị (Phụ lục II-5)

Để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận ngay từ lần nộp đầu tiên, người soạn thảo cần lưu ý các mục quan trọng sau:

1. Thông tin doanh nghiệp chủ quản

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp bằng chữ in hoa, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế. Nếu doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư mà chưa đổi sang Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cần ghi rõ số Giấy phép và ngày cấp.

2. Thông tin chi nhánh cần cập nhật

Mục này yêu cầu ghi đầy đủ tên chi nhánh, mã số chi nhánh và địa chỉ trụ sở chính của chi nhánh. Lưu ý địa chỉ phải ghi rõ từ số nhà đến cấp tỉnh/thành phố.

3. Ngành, nghề kinh doanh

Đây là phần dễ sai sót nhất. Doanh nghiệp cần đối chiếu với Quyết định 27/2018/QĐ-TTG về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để ghi đúng mã ngành cấp 4. Nếu ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng các điều kiện theo quy định chuyên ngành.

4. Thông tin người đứng đầu chi nhánh

Cần cập nhật chính xác số Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân mới nhất. Lưu ý ngày cấp và nơi cấp phải trùng khớp với bản sao y chứng thực kèm theo hồ sơ.

"Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh."

Hồ sơ và thủ tục nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm:

1. Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh (Phụ lục II-5).
2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
3. Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh (nếu có thay đổi thông tin cá nhân).
4. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp).

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Việc chậm trễ cập nhật thông tin chi nhánh có thể dẫn đến những rủi ro về pháp lý và khó khăn trong giao dịch với đối tác hoặc cơ quan thuế. Do đó, ngay khi có sự thay đổi hoặc phát hiện thông tin trên hệ thống chưa đầy đủ, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục này. Hãy đảm bảo mọi thông tin kê khai đều có tài liệu chứng minh đi kèm để tránh việc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ nhiều lần.