Từ ngày 05/03/2020, Nghị định 30/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế các quy định cũ về công tác văn thư. Một trong những thay đổi gây chú ý nhất đối với cán bộ, công chức và người lao động chính là quy định bắt buộc về màu mực khi ký văn bản giấy. Liệu việc ký bằng mực đen có còn được chấp nhận trong bối cảnh pháp lý mới này?

Quy định mới về màu mực ký văn bản từ năm 2020

Trước đây, theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, pháp luật chỉ yêu cầu khi ký văn bản "không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai". Điều này vô hình trung cho phép người ký có thể sử dụng mực màu đen hoặc các màu mực khác miễn không phải màu đỏ hay bút chì.

Tuy nhiên, kể từ ngày 05/03/2020, khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực, quy định này đã được siết chặt và cụ thể hóa hơn. Cụ thể, tại khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP nêu rõ:

"Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai."

Như vậy, việc sử dụng mực đen để ký ban hành văn bản giấy kể từ thời điểm này được xem là không đúng quy định về thể thức văn bản hành chính.

Tại sao phải sử dụng mực màu xanh?

Việc bắt buộc sử dụng mực màu xanh không phải là một quy định ngẫu nhiên. Trong thực tế công tác văn thư và lưu trữ, việc ký mực xanh giúp dễ dàng phân biệt giữa bản gốc (có chữ ký trực tiếp) và bản sao chụp (photocopy). Khi các máy photocopy hiện đại có thể sao chép mực đen rất sắc nét, việc dùng mực xanh trở thành một dấu hiệu nhận diện quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và ngăn ngừa việc sử dụng bản sao thay thế bản chính trái phép.

Bước tiến mới với chữ ký số trong văn bản điện tử

Bên cạnh quy định về văn bản giấy, Nghị định 30/2020/NĐ-CP còn đánh dấu một bước ngoặt lớn khi chính thức hóa việc ký số đối với văn bản điện tử. Theo khoản 7 Điều 13 của Nghị định này, người có thẩm quyền thực hiện ký số trên văn bản điện tử, đảm bảo giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký và đóng dấu.

Thẩm quyền ký ban hành văn bản

Cũng tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thẩm quyền ký văn bản được quy định rất chi tiết cho từng mô hình cơ quan:

• Đối với cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu có thẩm quyền ký tất cả văn bản; có thể giao cấp phó ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách.
• Đối với cơ quan làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản (TM. HĐND, TM. UBND...). Cấp phó có thể ký thay người đứng đầu theo ủy quyền.
• Ký thừa ủy quyền (TUQ.) và Ký thừa lệnh (TL.): Nghị định cũng quy định rõ các trường hợp được ký thừa ủy quyền và thừa lệnh, yêu cầu phải có văn bản giao quyền cụ thể và giới hạn về thời gian, nội dung.

Việc nắm vững các quy định mới tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP không chỉ giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy trình hành chính mà còn đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho các văn bản được ban hành.

Hệ Thống Pháp Luật