Trong nỗ lực đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, một bước tiến quan trọng trong lĩnh vực hộ tịch sắp sửa được áp dụng, hứa hẹn thay đổi hoàn toàn thói quen của người dân khi đi làm thủ tục hành chính. Câu hỏi đặt ra là: Liệu chúng ta có thực sự sắp bước vào thời kỳ không cần dùng đến những tờ giấy khai sinh hay đăng ký kết hôn bản giấy vốn đã quá quen thuộc?

Bước ngoặt từ Thông tư 01/2022/TT-BTP: Giấy tờ hộ tịch điện tử lên ngôi

Thực tế, khái niệm bản điện tử của giấy tờ hộ tịch không phải là điều hoàn toàn mới. Trước đó, Nghị định 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ đã đặt nền móng pháp lý cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Tuy nhiên, phải đến khi Bộ Tư pháp ban hành Thông tư 01/2022/TT-BTP (có hiệu lực từ ngày 18/02/2022), các biểu mẫu điện tử này mới chính thức được chuẩn hóa và đưa vào áp dụng rộng rãi.

Theo quy định mới, các loại giấy tờ như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân... giờ đây sẽ có thêm phiên bản điện tử với đầy đủ giá trị pháp lý. Đây không đơn thuần là một bản quét (scan) hay ảnh chụp thông thường, mà là một định dạng dữ liệu số được hệ thống quản lý chặt chẽ.

Những thủ tục hành chính "quen mặt" sắp được đơn giản hóa

Trước đây, khi thực hiện các giao dịch dân sự hay thủ tục hành chính, Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn luôn là những thành phần hồ sơ "bất di bất dịch". Có thể kể đến như:

• Đối với Giấy khai sinh: Cần thiết khi làm thủ tục nhập học đầu cấp cho con, làm hộ chiếu cho trẻ em, hay thậm chí là khi đi máy bay đối với trẻ dưới 14 tuổi.
• Đối với Giấy chứng nhận kết hôn: Là điều kiện bắt buộc khi thực hiện các giao dịch liên quan đến bất động sản (nhận chuyển nhượng, tặng cho), vay vốn ngân hàng, hay làm thủ tục khai sinh cho con.

Thông thường, người dân phải chuẩn bị bản sao có chứng thực hoặc mang theo bản chính để đối chiếu, gây ra không ít phiền hà và rủi ro thất lạc giấy tờ quan trọng. Với sự xuất hiện của bản điện tử, gánh nặng này sẽ được trút bỏ đáng kể.

Giá trị pháp lý của bản điện tử: Không chỉ là "ảnh chụp"

Điểm mấu chốt nằm ở khoản 2 Điều 9 Thông tư 01/2022/TT-BTP. Quy định này nêu rõ:

"Bản điện tử giấy tờ hộ tịch có giá trị sử dụng như giấy tờ hộ tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính thực hiện trực tuyến; có giá trị thay thế các giấy tờ hộ tịch bản giấy khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch."

Đặc biệt, mỗi bản điện tử sẽ đi kèm với một mã QR code. Mã này không chỉ để "cho đẹp" mà là chìa khóa để truy cập trực tiếp vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Khi người dân xuất trình bản điện tử, cán bộ tiếp nhận chỉ cần quét mã QR để xác thực thông tin, kiểm tra tính chính xác và thời hạn sử dụng của giấy tờ mà không cần yêu cầu người dân nộp thêm bản giấy để đối chiếu.

Hơn thế nữa, tại khoản 6 Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định rất nghiêm ngặt: Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, sử dụng bản điện tử và không được yêu cầu cá nhân phải nộp hoặc xuất trình giấy tờ hộ tịch bản giấy để đối chiếu nếu đã có thông tin trong hệ thống.

Cách thức nhận bản điện tử và sử dụng mã QR hiệu quả

Để sở hữu "tấm thẻ thông hành" số này, người dân cần thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP. Quy trình cơ bản bao gồm:

1. Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.
2. Đăng ký và xác thực tài khoản người dùng.
3. Thực hiện đăng ký hộ tịch trực tuyến.
4. Nhận kết quả là bản điện tử qua email hoặc Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân.

Việc triển khai bản điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, chứng thực mà còn là bước đệm quan trọng để tiến tới loại bỏ hoàn toàn Sổ hộ khẩu giấy vào cuối năm 2022 theo lộ trình của Luật Cư trú. Dù cần thêm thời gian để hạ tầng công nghệ và quy trình phối hợp giữa các bộ ngành hoàn thiện đồng bộ, nhưng rõ ràng, kỷ nguyên của "thủ tục không giấy" đang đến gần hơn bao giờ hết.