Trong thực tế, không ít trường hợp người dân khi đi đăng ký khai sinh đã ghi nhầm ngày tháng sinh do thói quen sử dụng Âm lịch hoặc do sai sót trong quá trình kê khai. Điển hình là trường hợp Giấy khai sinh ghi ngày 30/02 – một ngày hoàn toàn không tồn tại trong lịch Dương. Vậy trong bối cảnh pháp luật năm 2019, người dân cần phải làm gì để điều chỉnh lại thông tin này cho chính xác?

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý xác định ngày tháng năm sinh

Theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, ngày, tháng, năm sinh trong đăng ký khai sinh được xác định theo Dương lịch. Việc ghi ngày 30/02 là một sai sót rõ ràng về mặt logic và pháp lý, bởi tháng 2 chỉ có tối đa 28 hoặc 29 ngày (vào năm nhuận).

Để khắc phục sai sót này, cá nhân cần thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch. Theo khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, cải chính hộ tịch được định nghĩa như sau:

“Cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.”

Điều kiện và căn cứ để được cải chính hộ tịch

Để được cơ quan chức năng chấp nhận yêu cầu cải chính, người yêu cầu phải chứng minh được có sai sót xảy ra tại thời điểm đăng ký khai sinh trước đây. Các căn cứ chứng minh có thể bao gồm:

• Giấy chứng sinh: Đây là tài liệu quan trọng nhất do cơ sở y tế cấp, ghi nhận chính xác thời điểm trẻ chào đời.
• Sổ đăng ký hộ tịch cũ: Kiểm tra xem sai sót nằm ở khâu ghi sổ hay khâu cấp giấy.
• Các giấy tờ liên quan khác: Như học bạ, bằng cấp hoặc văn bản xác nhận của người làm chứng, người hiểu biết sự việc (trong trường hợp không còn giấy chứng sinh).

Người dân cần chuẩn bị đầy đủ căn cứ chứng minh sai sót khi thực hiện thủ tục (ảnh minh họa)

Thẩm quyền giải quyết thủ tục cải chính

Tùy vào độ tuổi của người cần cải chính mà thẩm quyền sẽ thuộc về các cơ quan khác nhau theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014:

• Đối với người chưa đủ 14 tuổi: Thẩm quyền thuộc về Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân (Điều 27 Luật Hộ tịch 2014).
• Đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên: Thẩm quyền thuộc về UBND cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân (khoản 3 Điều 46 Luật Hộ tịch 2014).

Trình tự, thủ tục thực hiện chi tiết

Quy trình thực hiện được quy định cụ thể tại Điều 28 Luật Hộ tịch 2014 và hướng dẫn tại Thông tư 15/2015/TT-BTP:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu nộp Tờ khai cải chính hộ tịch (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 15/2015/TT-BTP) và các giấy tờ chứng minh sai sót cho cơ quan có thẩm quyền nêu trên.

Bước 2: Thụ lý và giải quyết

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, nếu thấy việc cải chính là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật về hộ tịch, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung cải chính vào Giấy khai sinh và Sổ hộ tịch.

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn có thể được kéo dài thêm nhưng không quá 03 ngày làm việc.

Bước 3: Ghi chú và cấp trích lục

Sau khi ghi nội dung cải chính, công chức tư pháp - hộ tịch cùng người yêu cầu cải chính ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã/huyện cấp trích lục cho người yêu cầu.

Lưu ý quan trọng: Nếu việc cải chính hộ tịch không được thực hiện tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây, UBND nơi đương sự đang cư trú phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến UBND nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi chú vào Sổ hộ tịch theo quy định.

Lời khuyên pháp lý

Việc sai lệch ngày sinh trên Giấy khai sinh sẽ kéo theo hàng loạt rắc rối khi làm Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, bảo hiểm xã hội hay các giao dịch dân sự khác. Do đó, ngay khi phát hiện sai sót (đặc biệt là những ngày vô lý như 30/02), quý khách nên chủ động thực hiện thủ tục cải chính càng sớm càng tốt để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình.