Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc phát hiện ra những sai sót trong hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế là điều khó tránh khỏi đối với nhiều doanh nghiệp. Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tránh các khoản phạt không đáng có, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình khai bổ sung. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức thực hiện theo đúng quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2020.

1. Quyền khai bổ sung hồ sơ thuế của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 34 Luật Quản lý thuế 2006, người nộp thuế có quyền khai bổ sung hồ sơ khai thuế nếu phát hiện hồ sơ đã nộp có sai sót gây ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Cụ thể:

"1. Trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót gây ảnh hưởng đến số thuế phải nộp thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế."

Như vậy, yếu tố then chốt là doanh nghiệp phải chủ động thực hiện việc này trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền.

2. Thời điểm và điều kiện thực hiện khai bổ sung

Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC, việc khai bổ sung được thực hiện như sau:

• Thời gian: Bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo.
• Điều kiện: Phải thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau kiểm tra, thanh tra, doanh nghiệp vẫn được khai bổ sung nếu sai sót đó không liên quan đến thời kỳ, phạm vi đã kiểm tra hoặc thuộc thời kỳ đã kiểm tra nhưng không thuộc phạm vi đã kiểm tra.

3. Thành phần hồ sơ khai bổ sung theo quy định

Để hồ sơ khai bổ sung được chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC, bao gồm:

1. Tờ khai thuế của kỳ tính thuế bị sai sót đã được bổ sung, điều chỉnh.
2. Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (Mẫu số 01/KHBS) - áp dụng trong trường hợp khai bổ sung có phát sinh chênh lệch tiền thuế.
3. Tài liệu kèm theo giải thích số liệu trong bản giải trình (nếu có).

4. Xử lý các trường hợp sai sót cụ thể

Đối với loại thuế có kỳ quyết toán năm (như Thuế TNDN)

Việc khai bổ sung phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã nộp hồ sơ quyết toán năm hay chưa:

• Chưa nộp hồ sơ quyết toán năm: Khai bổ sung hồ sơ tạm nộp của tháng/quý có sai sót, đồng thời tổng hợp số liệu vào hồ sơ quyết toán năm.
• Đã nộp hồ sơ quyết toán năm: Chỉ cần khai bổ sung hồ sơ quyết toán năm. Nếu việc này làm giảm số thuế phải nộp và cần xác định lại số thuế của tháng/quý thì mới khai bổ sung hồ sơ tháng/quý tương ứng.

Đối với Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Nếu khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp thêm tiền thuế và tự xác định tiền chậm nộp. Nếu làm tăng số thuế GTGT chưa khấu trừ hết, số tiền này sẽ được khai vào chỉ tiêu "Điều chỉnh tăng số thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước" trên tờ khai thuế GTGT của kỳ lập hồ sơ hiện tại.

5. Hệ quả pháp lý và tiền chậm nộp

Một trong những lo lắng lớn nhất của doanh nghiệp là tiền chậm nộp. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2006 và các văn bản hướng dẫn, khi khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải tự xác định số tiền chậm nộp dựa trên số ngày chậm nộp và mức tính chậm nộp quy định.

Việc chủ động khai bổ sung không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu kế toán mà còn thể hiện sự tự giác trong việc chấp hành nghĩa vụ thuế, từ đó giảm thiểu các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế khi cơ quan chức năng vào cuộc.

Lời khuyên: Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát đối chiếu sổ sách kế toán và hồ sơ khai thuế định kỳ để kịp thời phát hiện sai sót và thực hiện khai bổ sung sớm nhất có thể.