Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc phát hiện sai sót trên tờ khai hải quan là tình huống không hiếm gặp. Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể tự ý sửa đổi. Theo quy định tại Luật Hải quan 2014 và các văn bản hướng dẫn mới nhất như Thông tư 121/2025/TT-BTC, thủ tục khai bổ sung đã có những điều chỉnh quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Thời điểm vàng để thực hiện khai bổ sung hồ sơ hải quan

Việc xác định đúng thời điểm khai bổ sung không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ mà còn là ranh giới giữa việc được chấp nhận hay bị xử phạt vi phạm hành chính.

1. Đối với hàng hóa đang trong thời gian giải quyết thông quan

Theo quy định, doanh nghiệp được phép khai bổ sung thông tin liên quan đến hồ sơ hải quan trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo kết quả phân luồng tờ khai. Đây được coi là "thời điểm an toàn" nhất để điều chỉnh các sai sót vô ý.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót sau khi đã có kết quả phân luồng nhưng trước khi hàng hóa được thông quan, việc khai bổ sung vẫn được thực hiện nhưng doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các hình thức xử lý theo quy định của pháp luật tùy theo mức độ vi phạm.

2. Đối với hàng hóa đã được thông quan

Đây là giai đoạn nhạy cảm hơn. Trừ các nội dung liên quan đến giấy phép xuất nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp có thể khai bổ sung sau thông quan trong các trường hợp:

• Trong thời hạn 60 ngày: Kể từ ngày thông quan và trước khi cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra, doanh nghiệp chủ động phát hiện sai sót và khai báo.
• Quá thời hạn 60 ngày: Doanh nghiệp vẫn được thực hiện khai bổ sung nhưng chắc chắn sẽ bị xử lý vi phạm hành chính.

Quy trình thực hiện khai bổ sung chuyên nghiệp năm 2026

Hiện nay, hầu hết các thủ tục đều được thực hiện thông qua Hệ thống VNACCS hoặc Cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến của Hải quan Việt Nam. Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Kiểm tra và xác định nội dung sai sót

Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ lưỡng giữa thực tế hàng hóa và thông tin đã khai báo trên tờ khai gốc. Các chỉ tiêu thông tin được phép bổ sung phải tuân thủ hướng dẫn tại Thông tư 39/2018/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung).

Bước 2: Truyền tờ khai bổ sung trên hệ thống

Doanh nghiệp mở tờ khai bổ sung, nhập các chỉ tiêu cần thay đổi và đính kèm các chứng từ minh chứng (hợp đồng, hóa đơn, vận đơn...). Trong thời hạn 02 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ thông báo kết quả kiểm tra qua hệ thống.

Những lưu ý 'sống còn' để tránh rủi ro pháp lý

Một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là nhầm lẫn giữa khai bổ sung và hủy tờ khai. Chẳng hạn, nếu thay đổi cảng xếp hàng hoặc phương tiện vận chuyển làm thay đổi phương thức vận chuyển khi hàng chưa thông quan, doanh nghiệp không được khai bổ sung mà bắt buộc phải hủy tờ khai cũ để mở tờ khai mới.

"Việc chủ động rà soát và khai bổ sung kịp thời không chỉ thể hiện tính tuân thủ của doanh nghiệp mà còn giúp giảm thiểu tối đa thiệt hại về tài chính và uy tín đối với cơ quan quản lý."

Tóm lại, thủ tục khai bổ sung hồ sơ hải quan là một công cụ pháp lý hữu ích nhưng đòi hỏi sự chính xác và kịp thời. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các văn bản như Thông tư 38/2015/TT-BTC để đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn diễn ra thông suốt.