Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng trả lại hàng hóa do lỗi kỹ thuật, không đúng quy cách hoặc chất lượng là tình huống khó tránh khỏi. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc xử lý hóa đơn sao cho đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý về thuế. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy trình này dựa trên các căn cứ pháp lý mới nhất.

Nguyên tắc lập hóa đơn khi hoàn trả hàng hóa

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Đáng chú ý, quy định này áp dụng cho cả trường hợp xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

“Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp... xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Như vậy, việc lập hóa đơn là bắt buộc để ghi nhận sự thay đổi trong giao dịch hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch cho cả bên mua và bên bán trước cơ quan thuế.

Hai phương án xử lý hóa đơn khi có sai sót hoặc trả hàng

Khi phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng dẫn đến việc trả lại hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

1. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Nếu hai bên có thỏa thuận trước bằng văn bản về việc lập hóa đơn điều chỉnh thì phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi xuất hóa đơn.

2. Lập hóa đơn điện tử thay thế

Người bán lập hóa đơn mới thay thế hoàn toàn cho hóa đơn cũ. Hóa đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Tương tự như trường hợp điều chỉnh, nếu có thỏa thuận trước thì văn bản thỏa thuận là căn cứ quan trọng để thực hiện thay thế.

Hướng dẫn cụ thể từ cơ quan Thuế

Tại Công văn 1234/CTTNI-TTHT, Cục Thuế tỉnh Tây Ninh đã khẳng định: Trong trường hợp người bán nhận lại hàng hóa do hư hỏng hoặc không đúng cam kết, doanh nghiệp phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập ban đầu. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp cân đối kho bãi, doanh thu mà còn là bằng chứng pháp lý để điều chỉnh số thuế GTGT phải nộp.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Để tránh các rắc rối khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên lập biên bản trả hàng ghi rõ lý do, tình trạng hàng hóa và có chữ ký xác nhận của cả hai bên trước khi tiến hành các bước xử lý hóa đơn trên hệ thống điện tử.