Trong quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty TNHH một thành viên, việc thiết lập một hệ thống quy tắc ứng xử và làm việc rõ ràng là vô cùng quan trọng. Nội quy lao động không đơn thuần là một thủ tục hành chính để đối phó với cơ quan chức năng, mà nó chính là 'hiến pháp' riêng của doanh nghiệp, giúp duy trì kỷ cương và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người lao động lẫn người sử dụng lao động.

Xây dựng nội quy lao động là bước đi quan trọng để chuyên nghiệp hóa quản lý doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý quan trọng khi xây dựng Nội quy lao động năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đối chiếu nội dung nội quy với các văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực thi hành, bao gồm:

• Bộ luật Lao động 2012 (Số hiệu: 10/2012/QH13).
• Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động.
• Đặc biệt là Nghị định 148/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/12/2018, sửa đổi, bổ sung nhiều quy định quan trọng về hợp đồng lao động và kỷ luật lao động.

Tại sao Công ty TNHH một thành viên cần có Nội quy lao động?

Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản. Đối với Công ty TNHH một thành viên, dù chủ sở hữu có toàn quyền quyết định, nhưng khi đã sử dụng lao động, mọi quy tắc phải được văn bản hóa và đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh hoặc cấp huyện (tùy phân cấp).

Việc có nội quy giúp doanh nghiệp:

• Cụ thể hóa các quy định của pháp luật: Phù hợp với đặc thù sản xuất, kinh doanh riêng của công ty.
• Cơ sở để xử lý kỷ luật: Doanh nghiệp không thể xử lý kỷ luật lao động nếu hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động.
• Nâng cao năng suất: Khi mọi người đều nắm rõ giờ giấc, quy trình và trách nhiệm, bộ máy sẽ vận hành trơn tru hơn.

Sự đồng thuận và hiểu rõ nội quy giúp tăng cường quan hệ lao động bền vững (ảnh minh họa)

Các nội dung cốt lõi cần có trong bản Nội quy lao động

Một bản nội quy lao động hoàn chỉnh thường bao gồm các chương mục chính sau:

1. Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi

Doanh nghiệp cần quy định rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc, thời gian nghỉ giữa ca. Lưu ý quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động 2012 về thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và 48 giờ trong 01 tuần.

2. Trật tự tại nơi làm việc

Quy định về phạm vi di chuyển trong giờ làm việc, văn hóa giao tiếp, việc tiếp khách, sử dụng tài sản công ty và bảo mật thông tin kinh doanh.

3. An toàn lao động và vệ sinh lao động

Đây là nội dung bắt buộc nhằm đảm bảo sức khỏe cho nhân viên. Cần quy định về việc sử dụng trang thiết bị bảo hộ, quy tắc phòng cháy chữa cháy và giữ gìn vệ sinh chung.

4. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất

Đây là phần quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần liệt kê chi tiết các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải). Theo Nghị định 148/2018/NĐ-CP, trình tự xử lý kỷ luật đã được đơn giản hóa hơn, tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật.

"Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh trong nội quy lao động." - Trích Điều 118 Bộ luật Lao động 2012.

Quy trình ban hành và đăng ký Nội quy lao động

Để nội quy có hiệu lực pháp lý, Công ty TNHH một thành viên cần thực hiện các bước sau:

1. Soạn thảo: Dựa trên quy định pháp luật và thực tế công ty.
2. Tham khảo ý kiến: Phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (Công đoàn cơ sở).
3. Ban hành: Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật ký quyết định ban hành.
4. Đăng ký: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành, phải nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan quản lý lao động cấp huyện hoặc cấp tỉnh.

Lời khuyên từ chuyên gia: Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát nội quy để cập nhật các văn bản mới. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2019, việc áp dụng đúng các sửa đổi của Nghị định 148/2018/NĐ-CP sẽ giúp hạn chế tối đa các tranh chấp lao động không đáng có.