Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam vào năm 2019, việc vận hành và quản lý các website thương mại điện tử (TMĐT) bán hàng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Khi có bất kỳ sự thay đổi nào về thông tin đã thông báo với cơ quan quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật kịp thời để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin website thương mại điện tử khi có thay đổi (ảnh minh họa)

Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động thương mại điện tử

Hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam thời điểm này được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 52/2013/NĐ-CP. Để hướng dẫn chi tiết về việc quản lý website, Bộ Công Thương đã ban hành Thông tư 47/2014/TT-BCT.

Theo quy định tại Điều 52 Nghị định 52/2013/NĐ-CP, thương nhân, tổ chức, cá nhân thiết lập website thương mại điện tử bán hàng có trách nhiệm thông báo với Bộ Công Thương về việc thiết lập website TMĐT bán hàng theo quy định.

"Thương nhân, tổ chức, cá nhân thiết lập website thương mại điện tử bán hàng phải thông báo với Bộ Công Thương thông qua công cụ thông báo trực tuyến trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử."

Các trường hợp phải thông báo thay đổi nội dung website

Không chỉ dừng lại ở việc thông báo lần đầu, khi có sự thay đổi về thông tin, doanh nghiệp phải thực hiện cập nhật. Cụ thể, các nội dung thay đổi thường gặp bao gồm:

• Thay đổi tên miền: Khi doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ truy cập website hoặc bổ sung tên miền mới.
• Thay đổi loại hàng hóa, dịch vụ: Mở rộng hoặc thu hẹp danh mục sản phẩm kinh doanh trên nền tảng số.
• Thay đổi thông tin pháp nhân: Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, hoặc người đại diện theo pháp luật.
• Thay đổi thông tin liên hệ: Số điện thoại, email hoặc các phương thức hỗ trợ khách hàng khác.

Việc hoàn thiện hồ sơ pháp lý giúp doanh nghiệp vận hành website bền vững (ảnh minh họa)

Quy trình thực hiện thông báo thay đổi trực tuyến

Vào năm 2019, toàn bộ quy trình này được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương. Doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ giấy, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống. Sử dụng tài khoản đã được cấp khi thông báo website lần đầu để truy cập vào hệ thống quản lý.

Bước 2: Chọn website cần thay đổi. Trong danh sách các website đã thông báo, chọn mục "Sửa" hoặc "Thay đổi thông tin" tương ứng với website cần cập nhật.

Bước 3: Cập nhật nội dung mới. Điền các thông tin thay đổi vào biểu mẫu điện tử. Lưu ý đính kèm các tài liệu chứng minh (nếu có) như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu thay đổi tên hoặc trụ sở.

Bước 4: Gửi hồ sơ và chờ phê duyệt. Sau khi gửi, Bộ Công Thương sẽ xem xét hồ sơ trong vòng 3-7 ngày làm việc. Nếu thông tin hợp lệ, trạng thái website sẽ được cập nhật trên hệ thống công bố.

Lưu ý quan trọng về thời hạn và trách nhiệm

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về thời hạn thực hiện. Việc chậm trễ trong việc cập nhật thông tin có thể dẫn đến việc website bị gỡ bỏ biểu tượng "Đã thông báo" hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại điện tử.

Theo quy định tại Điều 11 Thông tư 47/2014/TT-BCT, thương nhân có trách nhiệm cập nhật thông tin khi có sự thay đổi trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi có sự thay đổi thông tin.

Việc tuân thủ các quy định về thương mại điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp xây dựng niềm tin với khách hàng, khẳng định uy tín của doanh nghiệp trên thị trường trực tuyến đầy cạnh tranh.