Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là quyền lợi sát sườn của người lao động. Bước sang giai đoạn cuối năm 2019, các kế toán viên cần nắm vững các quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC để thực hiện đúng quy trình.

Trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp không cấp chứng từ khấu trừ.

"2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ."

Việc cấp chứng từ này giúp người lao động có căn cứ để tự quyết toán thuế với cơ quan thuế hoặc hoàn thuế nếu có số thuế nộp thừa trong năm tài chính.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN chuẩn năm 2019

Mẫu chứng từ hiện hành được thực hiện theo mẫu số 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC. Dưới đây là cấu trúc cơ bản của mẫu chứng từ này:

Nội dung chi tiết mẫu chứng từ

• Phần I: Thông tin tổ chức trả thu nhập: Ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại liên lạc.
• Phần II: Thông tin người nộp thuế: Bao gồm họ tên, mã số thuế (nếu có), số CMND/Hộ chiếu, quốc tịch và tình trạng cư trú.
• Phần III: Thông tin thuế TNCN khấu trừ: Đây là phần quan trọng nhất, ghi nhận khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ thực tế.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai các chỉ tiêu

Để đảm bảo chứng từ có giá trị pháp lý, kế toán cần lưu ý cách ghi các chỉ tiêu sau:

• Chỉ tiêu [15] - Thời điểm trả thu nhập: Ghi rõ tháng, năm mà doanh nghiệp thực tế chi trả thu nhập cho cá nhân.
• Chỉ tiêu [16] - Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập chịu thuế mà doanh nghiệp đã trả cho cá nhân, chưa trừ các khoản giảm trừ gia cảnh hay bảo hiểm.
• Chỉ tiêu [18] - Số thuế TNCN đã khấu trừ: Ghi chính xác số tiền thuế mà doanh nghiệp đã giữ lại để nộp vào ngân sách nhà nước.

Lưu ý rằng, đối với các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền phải ký tên và đóng dấu pháp nhân của công ty lên chứng từ.

Quản lý và sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

Nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn hình thức tự in chứng từ khấu trừ thuế trên máy tính thay vì mua của cơ quan thuế. Tuy nhiên, việc này phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và phải thông báo phát hành với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC.

Việc làm mất hoặc hỏng chứng từ khấu trừ thuế đã phát hành có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn. Do đó, bộ phận kế toán cần có sổ theo dõi việc cấp phát chứng từ cho người lao động một cách khoa học.

Kết luận

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại chứng từ đặc thù mang tính xác nhận nghĩa vụ thuế. Trong bối cảnh năm 2019, khi các quy định về quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc thực hiện đúng mẫu biểu và quy trình cấp phát không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng niềm tin và sự chuyên nghiệp đối với đội ngũ nhân sự trong công ty.