Trong chiến lược mở rộng quy mô kinh doanh, việc thành lập chi nhánh là bước đi quan trọng đối với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, bao gồm cả Công ty hợp danh. Tuy nhiên, để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi tại cơ quan đăng ký kinh doanh, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh, đặc biệt là Biên bản họp Hội đồng thành viên, đóng vai trò then chốt.

Chi nhánh Công ty hợp danh: Vai trò và quy định pháp lý

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Một điểm cần lưu ý là ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của chính doanh nghiệp đó.

Doanh nghiệp có quyền tự do thành lập chi nhánh ở cả trong nước và nước ngoài. Tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tùy theo nhu cầu thực tế.

Hồ sơ đăng ký chi nhánh Công ty hợp danh gồm những gì?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi thành lập chi nhánh trong nước, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chi nhánh. Các giấy tờ bắt buộc bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh (theo mẫu quy định);
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với Công ty hợp danh;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh.

Mẫu Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh

Dưới đây là mẫu biên bản họp được biên soạn chi tiết, bám sát các quy định hiện hành để bạn đọc tham khảo:

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
(Về việc thành lập chi nhánh của doanh nghiệp)

Hôm nay, vào hồi … giờ … phút, ngày....... tháng....... năm ……, tại trụ sở Công ty …………. [(Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số .............. do.............. cấp lần đầu ngày ......tháng ........ năm ......., có địa chỉ tại................... (sau đây gọi tắt là “Công ty”)] đã tổ chức cuộc họp của Hội đồng thành viên với các nội dung chính như sau:

I. Thành phần tham gia Cuộc họp

1. Thành viên dự họp: Tham dự cuộc họp có .............thành viên, chiếm 100% số vốn góp có quyền biểu quyết của Công ty, cụ thể bao gồm:

• Ông/Bà: .................................... - Sở hữu .......% vốn điều lệ.
• Ông/Bà: .................................... - Sở hữu .......% vốn điều lệ.

2. Chủ tọa: Ông/Bà .......................... - Chủ tịch Hội đồng thành viên.

3. Thư ký: Ông/Bà ............................ - Thành viên Hội đồng thành viên.

II. Mục đích và chương trình nghị sự

Cuộc họp thảo luận và quyết định các vấn đề sau:

1. Vấn đề thứ nhất: Thành lập Chi nhánh của Công ty

• Tên Chi nhánh: (Phải tuân thủ Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
• Địa chỉ Chi nhánh: ....................................................................................................
• Ngành nghề kinh doanh: Ghi mã theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg. Lưu ý không đăng ký các ngành nghề cấm theo Điều 6 Luật Đầu tư 2020.
• Người đứng đầu Chi nhánh: Họ tên, CMND/CCCD, Hộ khẩu thường trú...

2. Vấn đề thứ hai: Ủy quyền thực hiện thủ tục

Hội đồng thành viên quyết định ủy quyền cho Ông/Bà ……… thay mặt Công ty ký kết các văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan nhà nước.

3. Vấn đề thứ ba: Sửa đổi Điều lệ Công ty

Thông qua việc sửa đổi các điều khoản liên quan đến chi nhánh trong Điều lệ Công ty để cập nhật thông tin mới.

III. Biểu quyết và thông qua

Các thành viên đã thảo luận và nhất trí 100% thông qua các nội dung nêu trên. Cuộc họp kết thúc vào hồi ……… giờ ….. phút cùng ngày. Biên bản được lập thành …. bản có giá trị pháp lý như nhau.

Lời khuyên pháp lý khi thực hiện đăng ký

Việc lập biên bản họp cần đảm bảo tính trung thực và chính xác về thành phần tham dự cũng như tỷ lệ biểu quyết. Đối với Công ty hợp danh, sự đồng thuận của các thành viên hợp danh là yếu tố tiên quyết. Sau khi có biên bản họp, doanh nghiệp nên nhanh chóng hoàn thiện các giấy tờ khác trong hồ sơ để nộp qua mạng hoặc trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, tránh để quá hạn dẫn đến các rủi ro pháp lý không đáng có.