Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đầu năm 2020, việc quản lý và sử dụng hóa đơn tài chính là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của mọi loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế, các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có nhu cầu thay đổi hình thức hóa đơn cần thực hiện thủ tục gửi đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Căn cứ pháp lý áp dụng tại thời điểm tháng 03/2020

Tại thời điểm này, các quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ vẫn đang được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành các quy định về hóa đơn.
• Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Điều kiện để công ty hợp danh được tự in hoặc đặt in hóa đơn

Theo quy định tại Điều 6 và Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC, công ty hợp danh muốn sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in phải đáp ứng các điều kiện về vốn điều lệ, cơ sở vật chất và không thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế.

Hướng dẫn chi tiết cách lập Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn

Mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn (thường là Mẫu số 3.1 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) cần được điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

1. Thông tin định danh: Tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. Người đại diện pháp luật: Đối với công ty hợp danh, đây thường là các thành viên hợp danh có quyền đại diện.
3. Hình thức hóa đơn: Doanh nghiệp cần tích chọn rõ ràng là hóa đơn tự in, đặt in hay hóa đơn điện tử.

"Qua nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về hóa đơn, chúng tôi nhận thấy đã đáp ứng đầy đủ điều kiện để được sử dụng hóa đơn... Chúng tôi đề nghị cơ quan thuế chấp thuận cho chúng tôi sử dụng hóa đơn..."

Lưu ý về lộ trình hóa đơn điện tử trong năm 2020

Mặc dù năm 2020 vẫn cho phép sử dụng hóa đơn giấy đặt in, nhưng theo Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là bắt buộc hoàn thành chậm nhất vào ngày 01/11/2020. Do đó, các công ty hợp danh nên chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ thời điểm này để tránh các thủ tục chuyển đổi phức tạp về sau.

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và hiểu rõ các quy định pháp lý sẽ giúp công ty hợp danh tránh được những sai sót không đáng có, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt và đúng luật.