Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính như nhập học, đăng ký kết hôn, hay làm hộ chiếu, người dân thường xuyên cần đến bản sao trích lục khai sinh. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình, thẩm quyền cũng như các quy định mới về việc ủy quyền thực hiện thủ tục này. Dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tính đến cuối năm 2020, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết và chuyên sâu nhất về vấn đề này.

1. Trích lục khai sinh là gì và giá trị pháp lý ra sao?

Theo quy định tại khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, trích lục hộ tịch (bao gồm trích lục khai sinh) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Cần lưu ý rằng, khi bạn yêu cầu cấp trích lục sau thời điểm đăng ký khai sinh, cơ quan chức năng sẽ cấp bản sao trích lục được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc Sổ hộ tịch. Về giá trị pháp lý, theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh

Một điểm ưu việt của Luật Hộ tịch 2014 là quy định tại Điều 63: Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Theo đó, bạn có thể liên hệ các cơ quan sau để yêu cầu cấp trích lục:

• Ủy ban nhân dân cấp xã: Nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.
• Ủy ban nhân dân cấp huyện: Nếu việc khai sinh có yếu tố nước ngoài hoặc dữ liệu đã được chuyển lên cấp huyện quản lý.
• Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch: Bao gồm Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và các cơ quan khác được giao thẩm quyền.

Tuy nhiên, trong bối cảnh năm 2020, khi hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc đang trong quá trình hoàn thiện, nếu dữ liệu chưa được số hóa, người dân vẫn thường phải quay về nơi đăng ký khai sinh ban đầu để xin trích lục từ Sổ hộ tịch giấy.

3. Quy trình và thủ tục thực hiện trực tiếp

Căn cứ Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 và khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai: Theo mẫu quy định (người yêu cầu ký và ghi rõ họ tên).
• Giấy tờ tùy thân: Xuất trình bản chính Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú: Để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn chưa bỏ sổ hộ khẩu giấy).

Thời gian giải quyết: Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch để cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu ngay trong ngày làm việc.

4. Quy định mới về ủy quyền (Cập nhật Thông tư 04/2020/TT-BTP)

Đây là nội dung quan trọng mà người dân cần lưu ý. Kể từ ngày 16/07/2020, việc ủy quyền được thực hiện theo Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP:

"Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực."

Như vậy, nếu bạn nhờ người thân thích (trong danh mục nêu trên) đi làm thay, chỉ cần có văn bản ủy quyền không cần công chứng, nhưng người được ủy quyền phải xuất trình giấy tờ chứng minh mối quan hệ (như Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh...). Đối với các đối tượng khác, bắt buộc phải có văn bản ủy quyền được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.

5. Hướng dẫn xin trích lục khai sinh trực tuyến

Tại các thành phố lớn như Hà Nội hay TP. Hồ Chí Minh, người dân có thể thực hiện qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Quy trình cơ bản gồm:

1. Truy cập Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố.
2. Đăng ký tài khoản và chọn dịch vụ "Cấp bản sao trích lục hộ tịch".
3. Điền thông tin vào tờ khai điện tử và đính kèm bản quét (scan) các giấy tờ cần thiết.
4. Nhận mã hồ sơ và chờ thông báo kết quả qua tin nhắn/email.
5. Đến cơ quan hộ tịch đối chiếu bản chính và nhận kết quả hoặc nhận qua đường bưu điện (nếu có dịch vụ).

Việc nắm vững các quy định về trích lục khai sinh không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch cá nhân. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, người dân nên liên hệ trực tiếp với cơ quan hộ tịch nơi cư trú để được hướng dẫn cụ thể nhất.