Trong quá trình thực hiện tinh gọn bộ máy và sắp xếp lại đội ngũ cán bộ, công chức tại các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước, việc chuyển đổi vị trí công tác hay luân chuyển vị trí việc làm diễn ra tương đối phổ biến. Nhằm bảo đảm quyền lợi chính đáng cũng như thống nhất cách thức áp dụng pháp luật trên toàn quốc, Bộ Nội vụ đã ban hành Công văn 8712/BNV hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc xếp ngạch, tính bậc lương khi công chức thay đổi vị trí việc làm.

Hướng dẫn này được xây dựng trên cơ sở chuẩn hóa các quy định tại Nghị định 361/2025/NĐ-CP và Nghị định 170/2025/NĐ-CP (đã được cập nhật, bổ sung bởi Nghị định 300/2026/NĐ-CP). Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giải quyết những vướng mắc thực tiễn phát sinh khi công chức chuyển sang đảm nhận công việc mới có ngạch công chức cao hơn, tương đương hoặc thậm chí thấp hơn ngạch hiện giữ.

Nguyên tắc cốt lõi: Vị trí việc làm nào xếp ngạch công chức đó

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 9 Nghị định 361/2025/NĐ-CP, nguyên tắc bao trùm trong quản lý nhân sự hành chính là: Công chức được phân công, bố trí vào vị trí việc làm nào thì phải được xếp ngạch tương ứng với vị trí việc làm đó. Việc xác định ngạch đối với từng công chức chuyên môn, nghiệp vụ phải được chiếu theo bản mô tả công việc cụ thể và khung năng lực đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Điều này đồng nghĩa với việc ngạch công chức không còn là "tài sản cố định" gắn liền vĩnh viễn với cá nhân, mà được gắn chặt với yêu cầu thực tế của từng vị trí việc làm trong bộ máy. Khi vị trí công tác thay đổi, chế độ tiền lương và ngạch công chức tương ứng cũng sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.

Chi tiết 3 phương án xếp lương khi thay đổi vị trí việc làm

Theo hướng dẫn tại Công văn 8712/BNV, cơ quan quản lý căn cứ vào Điều 24 Nghị định 170/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Điều 9 Nghị định 300/2026/NĐ-CP) để thực hiện xếp lương đối với công chức chuyển vị trí việc làm. Toàn văn quy định nhấn mạnh:

Công chức khi thay đổi vị trí việc làm mới thì được xếp lương ở ngạch tương ứng với vị trí việc làm đó. Thời gian hưởng lương ở ngạch công chức tương đương hoặc cao hơn ngạch hiện giữ được tính làm căn cứ xếp lương ở ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm mới.

Tùy từng trường hợp cụ thể, quy trình xếp lương được thực hiện theo các kịch bản sau:

1. Trường hợp vị trí việc làm mới có ngạch cao hơn ngạch cũ

Khi công chức được bổ nhiệm hoặc điều chuyển sang vị trí việc làm được xác định ngạch công chức cao hơn (ví dụ: chuyển từ ngạch Chuyên viên lên Chuyên viên chính), việc chuyển xếp lương được tính toán để đảm bảo thu nhập không bị sụt giảm:

• Công chức sẽ được xếp vào bậc lương ở ngạch mới có hệ số lương bằng hoặc cao hơn gần nhất so với hệ số lương đang hưởng ở ngạch cũ.
• Trong trường hợp mức lương công chức đang hưởng ở ngạch cũ cao hơn cả bậc lương cuối cùng của ngạch mới, công chức sẽ được xếp ở bậc cuối của ngạch mới và hưởng thêm hệ số chênh lệch bảo lưu theo đúng quy định.

2. Trường hợp vị trí việc làm mới có ngạch cùng thứ bậc (ngạch tương đương)

Đối với trường hợp chuyển đổi giữa các vị trí việc làm có cùng ngạch công chức hoặc ngạch tương đương (ví dụ: luân chuyển giữa các phòng chuyên môn trong cùng một cơ quan):

• Nếu hai ngạch có cùng bảng hệ số lương: Công chức được xếp ngang bậc lương và giữ nguyên thời gian tính nâng bậc lương lần sau.
• Nếu ngạch mới có hệ số lương cao hơn: Công chức được xếp vào mức bậc lương bằng hoặc cao hơn gần nhất.
• Nếu ngạch mới có hệ số lương thấp hơn: Công chức được xếp ngang bậc lương tương ứng và được hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu đối với phần thu nhập chênh lệch.

3. Trường hợp vị trí việc làm mới có ngạch thấp hơn ngạch hiện giữ

Đây là nội dung nhận được nhiều sự quan tâm của công chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Bộ Nội vụ chỉ rõ 2 trường hợp riêng biệt đối với nhóm này:

• Do không hoàn thành nhiệm vụ hoặc không đáp ứng yêu cầu: Việc xếp lương sẽ căn cứ vào bậc lương công chức từng đảm nhận ở ngạch thấp hơn trước đây, cộng với thời gian đã công tác ở ngạch cao hơn để làm căn cứ tính lại bậc lương thích hợp.
• Do tự nguyện chuyển vị trí công tác và được cấp có thẩm quyền chấp thuận: Ngoài việc xếp lương theo ngạch mới phù hợp với vị trí việc làm, công chức sẽ được tính hưởng thêm hệ số chênh lệch bảo lưu nhằm hạn chế tác động đột ngột đến thu nhập gia đình.

Ý nghĩa đối với công tác quản lý cán bộ công chức

Việc làm rõ các nguyên tắc tính lương và xếp ngạch khi thay đổi vị trí việc làm giúp các cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng thực hiện công tác điều động, luân chuyển nhân sự mà không gặp phải phản ứng hay vướng mắc thủ tục. Đồng thời, quy định rõ ràng về hệ số chênh lệch bảo lưu bảo đảm nguyên tắc công bằng, bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho đội ngũ công chức yên tâm công tác khi tham gia vào quá trình tái cơ cấu bộ máy hành chính.