Tổng quan về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện năm 2018

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như thay đổi chiến lược kinh doanh, cơ cấu lại tổ chức hoặc hoạt động không hiệu quả, các doanh nghiệp thường phải tiến hành thủ tục chấm dứt hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Đối với loại hình công ty cổ phần, việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện vào năm 2018 cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh

Tại thời điểm tháng 08/2018, các doanh nghiệp cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật sau đây để thực hiện thủ tục:

• Luật Doanh nghiệp 2014 (đặc biệt là quy định tại Điều 206 về chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện).
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (quy định chi tiết tại Điều 60).
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động

Thủ tục này thường được chia làm hai giai đoạn chính mà doanh nghiệp cần lưu ý để tránh các rủi ro pháp lý về sau:

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế

Trước khi nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp cần đảm bảo đã hoàn thành mọi nghĩa vụ kê khai và nộp thuế phát sinh tại địa phương nơi đặt văn phòng đại diện.

Bước 2: Đăng ký chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

Thành phần hồ sơ chi tiết

Theo quy định tại khoản 2 Điều 60 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (theo mẫu quy định).
2. Quyết định của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
3. Bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
4. Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội (nếu có).
5. Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
6. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
7. Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).

Mẫu Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (Tham khảo 2018)

Dưới đây là nội dung mẫu thông báo chuẩn mà doanh nghiệp cần kê khai chính xác:

(Tên doanh nghiệp) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …………..	……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………. (ghi địa phương cấp tỉnh/thành phố trực thuộc TW nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở - ví dụ: tỉnh Bắc Ninh, Thành phố Hà Nội,…)

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ........................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: .....................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/ mã số thuế): . ..............................................................................................................................................

Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện sau:

1. Tên văn phòng đại diện (ghi bằng chữ in hoa): .........................................................................

Mã số văn phòng đại diện hoặc mã số thuế văn phòng đại diện: .....................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (chỉ kê khai nếu không có mã số chi nhánh và mã số thuế văn phòng đại diện): .......................................................................................................

2. Địa chỉ văn phòng đại diện:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn: .........................................................................

Xã/Phường/Thị trấn: .........................................................................................................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ......................................................................................

Tỉnh/Thành phố: ...............................................................................................................................

Điện thoại: ................................................................................ Fax: ...............................................

Email: ....................................................................................... Website: ........................................

Doanh nghiệp cam kết sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hết các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác của văn phòng đại diện và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

Các giấy tờ gửi kèm: -……………………..

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Những lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng, theo quy định tại khoản 3 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động. Doanh nghiệp có văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế, của văn phòng đại diện và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính không đáng có trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.