Việc mở rộng quy mô hoạt động thông qua việc thành lập văn phòng đại diện là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế năm 2023. Đối với loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, thẩm quyền quyết định vấn đề này thuộc về Hội đồng thành viên. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chuyên sâu về vai trò, hồ sơ và mẫu quyết định chuẩn pháp lý.

1. Vai trò và giới hạn hoạt động của văn phòng đại diện

Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tuy nhiên, một lưu ý quan trọng mà các chủ doanh nghiệp cần nắm rõ là văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh.

Mặc dù không trực tiếp tạo ra doanh thu, văn phòng đại diện đóng vai trò thiết yếu trong việc:

• Tiếp cận và chăm sóc khách hàng tại các địa phương mới.
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại.
• Làm đầu mối liên lạc với các cơ quan chức năng và đối tác tại địa bàn hoạt động.

2. Hồ sơ pháp lý và tầm quan trọng của Quyết định Hội đồng thành viên

Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải nộp bản sao biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.

Quyết định này không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là văn bản pháp lý thể hiện ý chí thống nhất của các thành viên góp vốn, xác lập khung pháp lý cho sự vận hành của đơn vị phụ thuộc mới.

3. Mẫu Quyết định của HĐTV về việc thành lập văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu quyết định được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành của Luật Doanh nghiệp 2020:

CÔNG TY TNHH [TÊN CÔNG TY] Số: [Số hiệu]/QĐ-HĐTV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc [Địa danh], ngày ... tháng ... năm 2023

QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
(V/v: Thành lập văn phòng đại diện)

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY TNHH [TÊN CÔNG TY]

• Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020;
• Căn cứ Điều lệ Công ty đã được thông qua ngày .../.../...;
• Căn cứ Biên bản họp Hội đồng thành viên số ... ngày .../.../2023.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Thành lập văn phòng đại diện của Công ty với các nội dung sau:

1. Tên văn phòng đại diện: [Ghi bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và viết tắt nếu có]

2. Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện: [Ghi rõ số nhà, đường, phường, quận, tỉnh]

3. Nội dung hoạt động: Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

4. Người đứng đầu văn phòng đại diện:
- Họ và tên: [Họ tên trưởng VPĐD]
- Số định danh cá nhân/CCCD: [Số giấy tờ pháp lý]
- Địa chỉ thường trú: [Địa chỉ theo hộ khẩu]

Điều 2: Tổ chức thực hiện

Giao cho Người đại diện theo pháp luật của Công ty tiến hành các thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.

Điều 3: Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CHỦ TỊCH (Ký tên, đóng dấu)

4. Những lưu ý "vàng" khi soạn thảo và đăng ký

Để tránh bị cơ quan đăng ký kinh doanh trả hồ sơ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Địa chỉ văn phòng: Phải tuân thủ Điều 6 Luật Nhà ở 2014, tuyệt đối không đặt văn phòng đại diện tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở.
• Tên văn phòng: Phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".
• Sự thống nhất: Mọi thông tin trong Quyết định phải khớp hoàn toàn với Thông báo thành lập văn phòng đại diện (Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Quyết định của Hội đồng thành viên không chỉ giúp quy trình đăng ký diễn ra suôn sẻ mà còn xây dựng nền tảng quản trị vững chắc cho doanh nghiệp ngay từ những bước mở rộng đầu tiên.