Trong bối cảnh quản lý thuế hiện đại năm 2020, việc tự in hóa đơn là một trong những quyền lợi giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để việc tự in hóa đơn diễn ra đúng quy định, doanh nghiệp cần ban hành một văn bản nội bộ quan trọng: Quyết định áp dụng hóa đơn tự in. Bài viết dưới đây sẽ phân tích sâu về các điều kiện pháp lý và hướng dẫn cách soạn thảo mẫu quyết định này chuẩn xác nhất.

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh hóa đơn tự in năm 2020

Tại thời điểm đầu năm 2020, hoạt động tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp vẫn đang được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Điều kiện để doanh nghiệp được tự in hóa đơn

Không phải mọi doanh nghiệp đều có thể tự in hóa đơn ngay lập tức. Theo pháp luật hiện hành năm 2020, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về vốn điều lệ, hệ thống thiết bị và không thuộc danh sách rủi ro cao về thuế. Cụ thể:

• Doanh nghiệp phải có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên (tính theo vốn thực góp).
• Có hệ thống máy tính, máy in, phần mềm kế toán đảm bảo việc in và kết xuất dữ liệu hóa đơn chính xác.
• Đã được cấp mã số thuế và có địa điểm kinh doanh cố định.

3. Phân tích nội dung mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn tự in

Quyết định này là văn bản pháp lý nội bộ thể hiện ý chí của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp về việc chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn. Một mẫu quyết định chuẩn cần bao gồm các nội dung sau:

Điều 1: Xác định đối tượng và hệ thống kỹ thuật

Doanh nghiệp cần liệt kê chi tiết các thiết bị sẽ tham gia vào quá trình tạo hóa đơn. Điều này bao gồm số lượng máy tính, cấu hình máy in và đặc biệt là tên phần mềm kế toán/bán hàng đang sử dụng. Việc minh bạch hệ thống kỹ thuật giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát khi có thanh tra.

Điều 2: Phân loại và mục đích sử dụng

Trong điều này, doanh nghiệp cần làm rõ loại hóa đơn sẽ tự in (ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng). Mỗi loại hóa đơn cần được quy định rõ mục đích sử dụng cho từng bộ phận hoặc từng loại hình dịch vụ cụ thể của công ty.

Điều 3: Trách nhiệm của các bộ phận liên quan

Đây là phần quan trọng nhất để đảm bảo tính vận hành ổn định. Doanh nghiệp nên phân định rõ:

• Bộ phận Kế toán: Chịu trách nhiệm lập, kiểm soát số liệu và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
• Bộ phận Kỹ thuật (IT): Đảm bảo hệ thống phần mềm, máy in hoạt động thông suốt, bảo mật dữ liệu.
• Bộ phận Bán hàng: Thực hiện xuất hóa đơn đúng thời điểm giao dịch phát sinh.

"Tổ chức, cá nhân tự in hóa đơn phải ban hành quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về việc tự in hóa đơn của mình. Quyết định phải nêu rõ hệ thống thiết bị, phần mềm ứng dụng và các bộ phận kỹ thuật liên quan." - Trích dẫn tinh thần quy định tại Điều 7 Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

4. Quy trình sau khi ban hành Quyết định

Sau khi ký ban hành Quyết định áp dụng hóa đơn tự in, doanh nghiệp không được sử dụng ngay mà phải thực hiện thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo phát hành hóa đơn (theo mẫu quy định).
2. Mẫu hóa đơn tự in (đã thiết kế đầy đủ các tiêu thức bắt buộc).
3. Quyết định áp dụng hóa đơn tự in (bản sao có đóng dấu).

Thời hạn gửi thông báo là ít nhất 02 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn tự in lần đầu tiên.

5. Kết luận và lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc tự in hóa đơn mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm trách nhiệm pháp lý cao. Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ dữ liệu điện tử cẩn thận và đảm bảo các tiêu thức trên hóa đơn tự in phải hoàn toàn khớp với mẫu đã thông báo với cơ quan thuế. Trong giai đoạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử bắt buộc (dự kiến cuối năm 2020), doanh nghiệp cũng nên cân nhắc việc tích hợp hệ thống tự in hiện tại với các giải pháp hóa đơn điện tử để đảm bảo tính kế thừa và tuân thủ pháp luật trong tương lai.