Việc thiết lập hệ thống kế toán và đăng ký sử dụng hóa đơn là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào sau khi thành lập. Đây không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là nền tảng để doanh nghiệp vận hành minh bạch, đúng pháp luật. Theo quy định tại Luật kế toán 2015, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với quy mô và loại hình hoạt động của mình.

Tại sao doanh nghiệp cần gửi Công văn đăng ký chế độ kế toán?

Mặc dù hiện nay các thủ tục hành chính về thuế đã được đơn giản hóa đáng kể, nhưng việc thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp về hệ thống kế toán mà doanh nghiệp áp dụng vẫn là một bước cần thiết để đảm bảo sự thống nhất trong công tác kiểm tra, quyết toán thuế sau này. Cụ thể, doanh nghiệp cần xác định rõ mình thuộc đối tượng áp dụng của Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho mọi loại hình doanh nghiệp) hay Thông tư 133/2016/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa).

Bên cạnh đó, vấn đề hóa đơn cũng là một nội dung trọng tâm. Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, doanh nghiệp phải đăng ký hình thức sử dụng hóa đơn (tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử) để cơ quan thuế theo dõi và quản lý.

Mẫu Công văn đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn

Dưới đây là mẫu công văn chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo để soạn thảo và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

(Tên doanh nghiệp) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …/…	…, ngày … tháng … năm …

V/v: Đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán, sử dụng hóa đơn

Kính gửi: …………………….. (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)

Tên doanh nghiệp: ……………………………………………………………………………..
Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………………
Mã số thuế: ……………………………………………………………………………….

……………. (Tên doanh nghiệp) xin đăng ký sử dụng chế độ kế toán theo các nội dung sau:

1. Chế độ kế toán áp dụng: Việt Nam (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC).
- Của ngành hoạt động: …………………………………………………………………………..
+ Hệ thống chứng từ ban đầu: …………………………….……………………………………
+ Hệ thống tài khoản: …………………………………………………………………………..
+ Hệ thống sổ kế toán: ………………………………….……………………………………..
Hệ thống báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.

2. Ngôn ngữ sử dụng trong kế toán: tiếng Việt Nam

3. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VND)

Các đồng tiền khác phát sinh phải được quy đổi ra tiền Việt Nam đồng theo tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.

Đơn vị đo lường sử dụng trong kế toán: Theo hệ thống đo lường chính thức áp dụng tại Việt Nam.

4. Niên độ kế toán áp dụng: ……………………………………………………………………. (Ví dụ: Từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm).

5. Chế độ khấu hao tài sản cố định: Theo phương pháp đường thẳng (hoặc phương pháp khác phù hợp quy định).

6. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) hoặc bình quân gia quyền.

7. Hình thức sử dụng hóa đơn: Đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in/tự in/hóa đơn điện tử.

Kính đề nghị ……… (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp) xem xét chấp thuận.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VP.

GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Các lưu ý quan trọng khi thực hiện đăng ký

1. Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp

Việc lựa chọn chế độ kế toán không chỉ ảnh hưởng đến cách thức ghi chép sổ sách mà còn liên quan trực tiếp đến hệ thống báo cáo tài chính mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm. Doanh nghiệp nhỏ và vừa nếu muốn áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì phải thông báo cho cơ quan thuế và phải thực hiện thống nhất trong ít nhất một niên độ kế toán.

2. Đăng ký sử dụng hóa đơn

Trong bối cảnh năm 2019, Chính phủ đang đẩy mạnh lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hóa đơn đặt in nếu chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, nhưng cần tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng.

3. Thời hạn nộp công văn

Thông thường, công văn này nên được nộp cùng với hồ sơ khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Việc nộp chậm trễ có thể dẫn đến những rắc rối không đáng có khi doanh nghiệp bắt đầu phát sinh các nghiệp vụ kinh tế và cần xuất hóa đơn cho khách hàng.

Hy vọng mẫu công văn và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp các chủ doanh nghiệp và kế toán viên thực hiện thủ tục đăng ký một cách nhanh chóng và chính xác nhất.