Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Tuy nhiên, không hiếm trường hợp văn bằng bảo hộ bị thất lạc, hư hỏng hoặc cần cấp thêm phó bản cho các đồng chủ sở hữu. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách hoàn thiện Tờ khai cấp lại văn bằng bảo hộ theo đúng quy định pháp luật hiện hành tính đến tháng 11/2019.

Căn cứ pháp lý và các trường hợp cần cấp lại văn bằng bảo hộ

Thủ tục cấp lại văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp (sáng chế, nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp...) được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2009 và 2019) và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 01/2007/TT-BKHCN.

Các trường hợp doanh nghiệp được yêu cầu cấp lại hoặc cấp phó bản:

• Cấp phó bản: Khi quyền sở hữu công nghiệp thuộc sở hữu chung và các đồng chủ sở hữu khác có nhu cầu giữ riêng văn bằng.
• Cấp lại: Khi văn bằng bảo hộ gốc bị mất hoặc bị hỏng (rách, bẩn, phai mờ đến mức không đọc được).
• Cấp lại phó bản: Trường hợp phó bản đã cấp trước đó bị mất hoặc hỏng.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai mẫu 03-PB/CL

Để thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần sử dụng mẫu tờ khai chuẩn (Mẫu 03-PB/CL ban hành kèm theo Thông tư 16/2016/TT-BKHCN sửa đổi Thông tư 01/2007/TT-BKHCN). Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi kê khai:

1. Thông tin chủ đơn và đại diện

Tại mục CHỦ ĐƠN, doanh nghiệp cần ghi chính xác tên đầy đủ theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và các thông tin liên lạc. Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, người ký tên phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Nếu doanh nghiệp thông qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, cần điền đầy đủ thông tin tại mục ĐẠI DIỆN CỦA CHỦ ĐƠN và đính kèm Giấy ủy quyền.

2. Đối tượng đề nghị và Nội dung yêu cầu

Chủ đơn cần đánh dấu "x" vào loại văn bằng tương ứng (Sáng chế, Giải pháp hữu ích, Nhãn hiệu...) và ghi rõ Số văn bằng bảo hộ. Đây là thông tin then chốt để cơ quan chức năng truy xuất dữ liệu gốc.

Tại mục Lý do xin cấp lại, cần trình bày trung thực tình trạng của văn bằng. Nếu bị hỏng, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp lại bản gốc văn bằng bị hỏng đó kèm theo đơn.

Hồ sơ đi kèm và lệ phí thực hiện

Theo quy định tại Thông tư 01/2007/TT-BKHCN, hồ sơ bao gồm:

• 02 bản Tờ khai theo mẫu 03-PB/CL.
• Bản gốc văn bằng bảo hộ (nếu lý do cấp lại là do bị hỏng).
• Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua đại diện).
• Chứng từ nộp phí, lệ phí theo quy định.

Về lệ phí, doanh nghiệp cần nộp các khoản phí sau:

• Phí cấp phó bản/cấp lại văn bằng bảo hộ.
• Phí công bố quyết định cấp lại.
• Phí đăng bạ quyết định cấp lại.

Lời khuyên pháp lý: Doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục ngay khi phát hiện văn bằng bị mất hoặc hỏng để tránh các rủi ro pháp lý khi cần chứng minh quyền sở hữu trong các tranh chấp hoặc giao dịch thương mại. Việc lưu trữ bản sao có chứng thực cũng là một phương án dự phòng hiệu quả.