Trong hoạt động quản trị nhân sự và tuân thủ pháp luật lao động, việc đăng ký tham gia hoặc điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) là nhiệm vụ quan trọng của mỗi đơn vị sử dụng lao động. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2019, khi các quy định về quy trình thu BHXH đã được chuẩn hóa, mẫu Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS) trở thành công cụ pháp lý không thể thiếu.

Nhân viên kế toán thực hiện kê khai hồ sơ bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Mẫu TK3-TS là gì và áp dụng trong trường hợp nào?

Mẫu TK3-TS được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và được sửa đổi bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Đây là tờ khai dành cho đơn vị sử dụng lao động nhằm mục đích:

• Kê khai thông tin khi đơn vị bắt đầu tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu.
• Điều chỉnh thông tin khi có sự thay đổi về tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, hoặc loại hình doanh nghiệp.
• Đăng ký lại khi đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai TK3-TS năm 2019

Để đảm bảo hồ sơ được cơ quan BHXH chấp nhận nhanh chóng, người lập biểu cần lưu ý các chỉ tiêu quan trọng sau:

1. Thông tin định danh đơn vị

• [01] Tên đơn vị: Ghi đầy đủ, chính xác tên theo Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập.
• [02] Mã số đơn vị: Ghi mã số do cơ quan BHXH cấp. Nếu là đơn vị tham gia lần đầu thì để trống.
• [03] Mã số thuế: Ghi mã số thuế được cấp. Lưu ý, theo quy định hiện hành, mã đơn vị thường được lấy theo mã số thuế để đồng bộ dữ liệu.

2. Địa chỉ và liên lạc

• [04] Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Ghi đúng địa chỉ trụ sở chính trên giấy phép.
• [05] Địa chỉ giao dịch: Ghi chi tiết số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện để cơ quan BHXH gửi thông báo hoặc liên hệ khi cần thiết.
• [07] Số điện thoại và Email: Cần cung cấp thông tin chính xác để nhận các thông báo điện tử từ hệ thống BHXH.

Ký xác nhận tờ khai TK3-TS là bước cuối cùng để hoàn thiện hồ sơ pháp lý (ảnh minh họa)

3. Phương thức đóng và nội dung thay đổi

• [10] Phương thức đóng khác: Chỉ áp dụng cho các đơn vị trong lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm/khoán. Có thể chọn đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần.
• [11] Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi rõ lý do điều chỉnh (ví dụ: Thay đổi địa chỉ trụ sở từ ngày... theo Quyết định số...).

Căn cứ pháp lý và trách nhiệm của đơn vị

Việc thực hiện tờ khai này dựa trên các quy định nghiêm ngặt của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi 2014. Đơn vị sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác của thông tin kê khai.

"Đơn vị tham gia BHXH, BHYT có trách nhiệm lập hồ sơ, kê khai đầy đủ, chính xác thông tin của đơn vị và người lao động theo quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội."

Sau khi hoàn tất, thủ trưởng đơn vị phải ký tên, đóng dấu và nộp kèm các hồ sơ chứng minh (nếu có thay đổi thông tin) cho cơ quan BHXH quản lý trực tiếp. Việc nắm vững cách lập mẫu TK3-TS không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động một cách kịp thời nhất.