Trong bối cảnh quản lý nhân sự và thực hiện các chính sách an sinh xã hội năm 2019, việc kê khai và điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) là một thủ tục hành chính bắt buộc và vô cùng quan trọng đối với mọi loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh. Mẫu tờ khai TK1-TS đóng vai trò là "chìa khóa" để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động cũng như sự tuân thủ pháp luật của đơn vị sử dụng lao động.

Căn cứ pháp lý thực hiện tờ khai TK1-TS năm 2019

Tại thời điểm tháng 08/2019, quy trình thu và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT được thực hiện nghiêm ngặt theo các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Bảo hiểm xã hội 2014: Quy định chung về chế độ, chính sách và trách nhiệm tham gia BHXH.
• Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017: Ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
• Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018: Sửa đổi, bổ sung một số điều của quy trình thu kèm theo Quyết định 595.

Mục đích và đối tượng sử dụng mẫu TK1-TS

Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT) được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Người lao động lần đầu tham gia BHXH nhưng chưa được cấp mã số BHXH.
• Người lao động đã có mã số BHXH nhưng cần điều chỉnh các thông tin cá nhân như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, nơi đăng ký khai sinh...
• Thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu hoặc các thông tin về mức đóng, phương thức đóng.

Đối với công ty hợp danh, các thành viên hợp danh và người lao động làm việc theo hợp đồng lao động đều thuộc đối tượng phải thực hiện kê khai này khi có sự thay đổi thông tin.

Hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai TK1-TS

Để đảm bảo hồ sơ được cơ quan BHXH chấp nhận nhanh chóng, người kê khai cần lưu ý các mục trọng tâm sau:

I. Phần kê khai bắt buộc

Đây là những thông tin định danh cơ bản, yêu cầu tính chính xác tuyệt đối so với giấy tờ tùy thân:

• [01]. Họ và tên: Phải viết chữ in hoa có dấu (Ví dụ: NGUYỄN VĂN A).
• [02]. Ngày, tháng, năm sinh: Ghi đúng theo giấy khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân.
• [06]. Nơi đăng ký giấy khai sinh: Ghi rõ địa danh hành chính 3 cấp (Xã, Huyện, Tỉnh).

II. Phần kê khai chung

Phần này tập trung vào các thông tin nghiệp vụ bảo hiểm:

• [09]. Mã số BHXH: Ghi mã số 10 chữ số đã được cấp. Nếu chưa có thì để trống và kê khai Phụ lục thành viên hộ gia đình.
• [13]. Nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu: Ghi tên cơ sở y tế mà người lao động lựa chọn đăng ký theo danh sách cơ quan BHXH công bố.
• [14]. Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi rõ nội dung cần điều chỉnh (Ví dụ: Điều chỉnh họ tên từ Nguyễn Văn B thành Nguyễn Văn A).

"Người tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN có trách nhiệm kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin vào tờ khai TK1-TS và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã kê khai."

Lưu ý đặc thù cho Công ty hợp danh

Trong mô hình công ty hợp danh, trách nhiệm của các thành viên hợp danh là liên đới và vô hạn. Do đó, việc quản lý hồ sơ bảo hiểm không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán mà còn liên quan trực tiếp đến uy tín và nghĩa vụ của các thành viên. Khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc thông tin của thành viên hợp danh, công ty cần chủ động hướng dẫn cá nhân lập mẫu TK1-TS kịp thời để tránh các rủi ro pháp lý về sau.

Việc thực hiện đúng hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc thực hiện các chính sách đãi ngộ đối với người lao động.