Việc đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc không chỉ là quyền lợi mà còn là nghĩa vụ của người lao động để tối ưu hóa số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp. Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình công ty cổ phần với số lượng nhân sự lớn, việc quản lý và lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc (Mẫu 20-ĐK-TH-TCT) đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong công tác quyết toán thuế hàng năm.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc đăng ký thuế cho người phụ thuộc năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các hoạt động liên quan đến đăng ký thuế và giảm trừ gia cảnh được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật trọng tâm sau:

• Thông tư 95/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế, quy định rõ về hồ sơ và trình tự thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc thông qua cơ quan chi trả thu nhập.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập cá nhân, quy định về các đối tượng được tính là người phụ thuộc và điều kiện để được giảm trừ gia cảnh.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai mẫu 20-ĐK-TH-TCT

Mẫu tờ khai này được sử dụng khi cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (Công ty cổ phần) thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc. Dưới đây là các bước chi tiết để hoàn thiện tờ khai:

1. Thông tin về cơ quan chi trả thu nhập

Phần này cần ghi chính xác tên công ty và mã số thuế của doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là thông tin bắt buộc để cơ quan thuế xác định đơn vị chịu trách nhiệm nộp tờ khai.

2. Phân loại nhóm người phụ thuộc

Tờ khai được chia làm hai phần chính dựa trên giấy tờ định danh của người phụ thuộc:

• Nhóm I: Người phụ thuộc đã có mã số thuế (MST) hoặc có Chứng minh nhân dân (CMND)/Căn cước công dân (CCCD)/Hộ chiếu. Đối với nhóm này, cần điền đầy đủ các thông tin về họ tên, ngày sinh, số định danh và quan hệ với người nộp thuế.
• Nhóm II: Người phụ thuộc chưa có MST/CMND/Hộ chiếu (thường là trẻ em dưới 14 tuổi). Trong trường hợp này, kế toán phải căn cứ vào Giấy khai sinh để điền các thông tin như: Số, quyển số, nơi đăng ký khai sinh (Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Phường/Xã).

3. Thời điểm bắt đầu và kết thúc tính giảm trừ

Đây là nội dung quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế được giảm trừ. Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

Những lưu ý quan trọng đối với Công ty cổ phần khi thực hiện đăng ký thuế tổng hợp

Trong quá trình triển khai tại doanh nghiệp, bộ phận kế toán cần lưu ý các điểm sau để tránh sai sót dẫn đến bị xử phạt hành chính về thuế:

• Thời hạn nộp hồ sơ: Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp tờ khai và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm.
• Tính chính xác của thông tin: Mọi thông tin về người phụ thuộc phải khớp với giấy tờ gốc. Nếu có sự thay đổi về thông tin đăng ký thuế, cá nhân phải thông báo cho cơ quan chi trả để thực hiện thủ tục thay đổi theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC.
• Lưu trữ hồ sơ: Công ty cổ phần phải lưu giữ bản sao các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc của người lao động để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

Việc thực hiện đúng và đủ các bước trong Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo niềm tin và đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động trong công ty.