Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn là nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận kế toán. Đặc biệt, đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ là yêu cầu bắt buộc nhằm minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và phục vụ công tác quản lý của cơ quan Thuế.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc báo cáo hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm đầu năm 2019, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các văn bản quy phạm pháp luật sau đây để thực hiện đúng nghĩa vụ của mình:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC: Văn bản gốc hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC và Thông tư 37/2017/TT-BTC: Các văn bản sửa đổi, bổ sung quan trọng về thủ tục hành chính thuế.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Quy định về lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Đối tượng và thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp thực hiện nộp báo cáo theo quý. Cụ thể:

• Quý I: Nộp chậm nhất là ngày 30/4.
• Quý II: Nộp chậm nhất là ngày 30/7.
• Quý III: Nộp chậm nhất là ngày 30/10.
• Quý IV: Nộp chậm nhất là ngày 30/1 của năm sau.

Riêng đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế, việc báo cáo có thể phải thực hiện theo tháng theo hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mẫu báo cáo và cách điền thông tin chi tiết

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phổ biến nhất hiện nay là mẫu BC26/AC. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các chỉ tiêu trong biểu mẫu:

BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
(Dành cho tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ)
Kỳ báo cáo: Quý....... năm......

Các cột thông tin cần lưu ý:

• Cột 2 (Tên loại hóa đơn): Ghi rõ là Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
• Cột 3 (Ký hiệu mẫu hóa đơn): Ví dụ: 01GTKT3/001.
• Cột 4 (Ký hiệu hóa đơn): Ví dụ: AA/18P (trong đó 18 là năm thông báo phát hành).
• Số tồn đầu kỳ (Cột 6, 7): Là số hóa đơn chưa sử dụng chuyển từ kỳ trước sang.
• Số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy (Cột 10 đến 19): Cần liệt kê chính xác số lượng và số thứ tự (từ số... đến số...).

Một số lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt

Việc nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể. Do đó, kế toán Công ty TNHH hai thành viên cần lưu ý:

1. Kiểm tra tính logic: Tổng số hóa đơn sử dụng + xóa bỏ + mất + hủy phải khớp với tổng số hóa đơn đã phát hành trong kỳ trừ đi số tồn cuối kỳ.
2. Hóa đơn điện tử: Dù doanh nghiệp đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trong giai đoạn này vẫn phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định cũ cho đến khi có thông báo mới từ cơ quan thuế.
3. Lưu trữ hồ sơ: Sau khi nộp báo cáo qua mạng (hệ thống iHTKK hoặc Thueansinh), cần in và lưu trữ bản cứng kèm theo thông báo xác nhận của cơ quan thuế.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn thực tế giúp quý doanh nghiệp thực hiện báo cáo hóa đơn một cách chính xác và đúng hạn.