Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước và quản trị doanh nghiệp, việc soạn thảo văn bản đúng quy chuẩn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính pháp lý và sự thống nhất trong hệ thống lưu trữ. Kể từ ngày 05/3/2020, khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đã có những thay đổi quan trọng, đặc biệt là cách ghi số và ký hiệu văn bản.

1. Quy định về cách trình bày số của văn bản

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm và là duy nhất. Số này được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Về kỹ thuật trình bày, Nghị định 30/2020/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục I như sau:

• Từ "Số" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
• Sau từ "Số" bắt buộc phải có dấu hai chấm (:).
• Lưu ý quan trọng: Đối với những số nhỏ hơn 10, người soạn thảo phải ghi thêm số 0 phía trước (ví dụ: Số: 01, Số: 09...). Đây là điểm mới nhằm đảm bảo tính thống nhất và tránh việc chỉnh sửa số liệu trên văn bản giấy.

“Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm... Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.”

2. Cách trình bày ký hiệu của văn bản hành chính

Ký hiệu văn bản giúp phân loại và nhận diện loại hình văn bản cũng như cơ quan ban hành một cách nhanh chóng. Cách trình bày ký hiệu theo chuẩn mới cần tuân thủ các quy tắc:

• Ký hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
• Giữa số và ký hiệu văn bản được ngăn cách bởi dấu gạch chéo (/).
• Giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản sử dụng dấu gạch nối (-), tuyệt đối không cách chữ.

Cấu trúc ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành. Riêng đối với công văn, ký hiệu sẽ bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực giải quyết.

3. Vị trí trình bày số và ký hiệu trên văn bản

Việc xác định đúng vị trí đặt số và ký hiệu là một phần không thể thiếu của thể thức văn bản quy định tại Điều 8. Cụ thể:

• Số và ký hiệu được đặt canh giữa ngay dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
• Vị trí này tương ứng với ô số 3 trong sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính.

Dưới đây là bảng tổng hợp vị trí các thành phần thể thức cơ bản để bạn dễ dàng đối chiếu:

4. Một số lưu ý về tính thống nhất giữa văn bản giấy và điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ vào năm 2020, Nghị định 30 nhấn mạnh việc số của văn bản phải thống nhất tuyệt đối giữa bản giấy và bản điện tử. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số và thời gian ban hành được thực hiện tự động thông qua chức năng của hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Việc áp dụng đúng các quy định này không chỉ giúp cơ quan nhà nước mà cả các doanh nghiệp tư nhân chuẩn hóa được quy trình lưu trữ, tra cứu văn bản một cách khoa học và hiệu quả nhất.