Trong bối cảnh nền kinh tế số năm 2026, việc quản lý tài chính và tuân thủ các quy định về kế toán trở thành yếu tố sống còn đối với các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam. Với sự ra đời của Thông tư 152/2025/TT-BTC, chế độ kế toán cho hộ kinh doanh đã có những bước chuyển mình mạnh mẽ, hướng tới sự đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch và chặt chẽ.

1. Tổ chức bộ máy kế toán tại hộ kinh doanh: Ai được phép thực hiện?

Theo quy định tại Điều 2 Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh có quyền tự chủ rất lớn trong việc tổ chức công tác kế toán. Cụ thể:

Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự ghi chép sổ sách kế toán hoặc bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Một điểm đáng chú ý là pháp luật cho phép sự linh hoạt tối đa khi người đại diện có thể bố trí người thân trong gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) làm kế toán. Thậm chí, các vị trí quản lý, thủ kho, thủ quỹ cũng có thể kiêm nhiệm công việc này, giúp tiết giảm chi phí vận hành cho các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ.

2. Quy định về lưu trữ tài liệu và sổ sách kế toán điện tử

Bước sang năm 2026, việc chuyển đổi số trong kế toán không còn là lựa chọn mà đã trở thành xu thế tất yếu. Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định rõ về việc lưu trữ:

• Hình thức lưu trữ: Hộ kinh doanh được tự do lựa chọn lưu trữ bằng bản giấy truyền thống hoặc trên các phương tiện điện tử (cloud, ổ cứng, phần mềm kế toán).
• Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu là 05 năm đối với các tài liệu kế toán thông thường. Riêng đối với hóa đơn, thời hạn lưu trữ phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành.
• Tính linh hoạt: Ngoài các mẫu sổ bắt buộc, hộ kinh doanh có thể tự thiết kế thêm các sổ phụ hoặc sửa đổi biểu mẫu để phù hợp với đặc thù kinh doanh, miễn là đảm bảo các thông tin cơ bản như tên sổ, ngày lập, chữ ký của người đại diện.

3. Phân loại nhóm hộ kinh doanh và các mẫu sổ kế toán tương ứng

Tùy thuộc vào phương pháp nộp thuế và quy mô doanh thu, hộ kinh doanh sẽ áp dụng các mẫu sổ khác nhau theo hướng dẫn tại Thông tư 152/2025/TT-BTC:

3.1. Nhóm không chịu thuế GTGT và TNCN

Đối với các hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế, việc ghi chép chủ yếu nhằm mục đích theo dõi ngưỡng doanh thu để thực hiện nghĩa vụ thuế khi cần thiết. Mẫu sổ áp dụng là S1a-HKD.

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC, phương pháp ghi sổ rất đơn giản: chỉ cần ghi ngày tháng, diễn giải nội dung bán hàng và số tiền tương ứng.

3.2. Nhóm nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu

Đây là nhóm phổ biến nhất hiện nay. Hộ kinh doanh sử dụng mẫu sổ S2a-HKD để ghi chép. Điểm quan trọng nhất tại Điều 5 Thông tư 152/2025/TT-BTC là hộ kinh doanh phải mở sổ theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế.

Ví dụ: Nếu bạn vừa bán lẻ hàng hóa (tỷ lệ 1%), vừa kinh doanh dịch vụ (tỷ lệ 5%), bạn cần tách bạch doanh thu của hai nhóm này trên sổ để tính đúng số thuế GTGT và TNCN phải nộp.

3.3. Nhóm nộp thuế theo phương pháp kê khai (Nhóm 3)

Đối với các hộ kinh doanh quy mô lớn, yêu cầu về sổ sách sẽ khắt khe hơn nhiều. Hệ thống sổ sách bao gồm:

• Sổ doanh thu bán hàng (Mẫu 02b-HKD).
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD).
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD).
• Sổ chi tiết tiền mặt và tiền gửi ngân hàng (Mẫu S2e-HKD).

4. Lời khuyên pháp lý cho hộ kinh doanh năm 2026

Việc ghi chép sổ sách không chỉ là nghĩa vụ đối với cơ quan thuế mà còn là công cụ để chủ hộ quản lý dòng tiền hiệu quả. Trong năm 2026, với sự hỗ trợ mạnh mẽ từ hệ thống thông tin quản lý thuế, các hộ kinh doanh nên ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử và các phần mềm kế toán kết nối trực tiếp với cơ quan thuế để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đối chiếu số liệu.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện, hộ kinh doanh nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn thi hành.