Trong quản trị doanh nghiệp, nội quy lao động không chỉ là công cụ để duy trì kỷ luật mà còn là hành lang pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả người sử dụng lao động và người lao động. Việc ban hành nội quy lao động đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định là điều kiện tiên quyết để các hình thức kỷ luật lao động có hiệu lực thi hành.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình ban hành và mẫu quyết định ban hành nội quy lao động chuẩn xác nhất tại thời điểm năm 2019.

1. Tại sao doanh nghiệp phải ban hành Nội quy lao động?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản. Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động, dù không bắt buộc đăng ký nhưng vẫn nên có nội quy để làm căn cứ quản lý.

Nội quy lao động là tập hợp các quy định về kỷ luật, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, an toàn lao động... mà người lao động phải tuân thủ. Nếu không có nội quy lao động được đăng ký hợp lệ, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí là rủi ro pháp lý khi muốn xử lý kỷ luật sa thải hoặc kéo dài thời hạn nâng lương đối với nhân viên vi phạm.

2. Quy trình ban hành Nội quy lao động chuẩn pháp lý

Để một bản nội quy lao động có hiệu lực, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Soạn thảo nội dung: Nội dung phải bao gồm các mục chủ yếu theo Điều 27 Nghị định 05/2015/NĐ-CP như: Thời giờ làm việc, trật tự nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh...
• Bước 2: Tham khảo ý kiến Công đoàn: Trước khi ban hành, doanh nghiệp bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (thường là Ban chấp hành Công đoàn cơ sở).
• Bước 3: Ký Quyết định ban hành: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký quyết định ban hành kèm theo bản nội quy.
• Bước 4: Đăng ký nội quy: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

3. Mẫu Quyết định ban hành Nội quy lao động

Dưới đây là mẫu quyết định chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) ------- Số: ......../QĐ-...

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- ..., ngày ... tháng ... năm 2019

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành nội quy lao động

---------------

GIÁM ĐỐC/ TỔNG GIÁM ĐỐC

- Căn cứ vào Điều lệ hoạt động của Công ty ........;

- Căn cứ Bộ luật Lao động 2012 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

- Căn cứ kết quả lấy ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở ngày ..../..../....;

- Xét yêu cầu tổ chức quản lý lao động và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Nay ban hành kèm theo Quyết định này Nội quy lao động của Công ty ........ bao gồm .... chương và .... điều.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hợp lệ theo quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2012.

Điều 3: Các ông/bà Trưởng phòng Hành chính nhân sự, Trưởng các bộ phận liên quan và toàn thể người lao động trong Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Sở LĐ-TB&XH (để đăng ký); - Lưu VP.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký tên, đóng dấu)

4. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký

Theo khoản 11 Điều 1 Nghị định 148/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ 15/12/2018), quy trình xác nhận hồ sơ đã có sự thay đổi. Cơ quan quản lý sẽ xác nhận ngày, tháng, năm tiếp nhận hồ sơ ngay khi nhận đủ giấy tờ. Trong vòng 07 ngày làm việc, nếu nội quy có nội dung trái luật, cơ quan này sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi.

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
2. Bản nội quy lao động;
3. Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;
4. Các văn bản khác của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Việc nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và đúng pháp luật.